Libro V, Título I Formación de una Administradora de Fondos de Pensiones
Capítulo I. Procedimiento y requisitos para la formación de una Administradora de Fondos de Pensiones
Materias asociadas: Administradora de Fondos de Pensiones
De la presentación del proyecto
1. El proyecto para formar una Administradora de Fondos de Pensiones deberá ser presentado mediante un dispositivo digital o el envío de archivos electrónicos a la Superintendencia de Pensiones y contener al menos los siguientes documentos:
a) Presentación del Proyecto y antecedentes personales de los organizadores y documentos que acrediten la personería de aquellos que representan a personas jurídicas.
b) Estudio de factibilidad.
c) Proyecto de escritura de constitución de la sociedad administradora de fondos de pensiones y sus respectivos estatutos. Dicho proyecto deberá consignar el nombre de las personas que conformarán el directorio provisorio.
d) Los accionistas fundadores deberán acompañar una declaración jurada de veracidad respecto a toda la información proporcionada para fines de la inscripción. En el caso de sociedades anónimas la declaración jurada deberá ser suscrita por el gerente general, o por quien haga sus veces, y por la misma mayoría de los directores requerida por los estatutos sociales para la adopción de acuerdos del directorio, los cuales deberán encontrarse debidamente facultados por el directorio o la junta de accionistas, en su caso, quienes deberán hacerse expresamente responsables tanto por la documentación, como por las declaraciones de responsabilidad que las personas autorizadas acompañen ante este Servicio, entendiéndose que esta responsabilidad recae sobre el Directorio o la Junta, según corresponda. En caso de otras entidades, la declaración jurada deberá ser suscrita por las personas que, de acuerdo al pacto social, representen válidamente a la entidad y por el gerente general. Adicionalmente, deberá estamparse una declaración jurada especial, en el sentido que la entidad no se encuentra en cesación de pagos, firmada por las personas citadas anteriormente, según corresponda. Luego del texto de ambas declaraciones, las cuales se pueden efectuar en un solo documento, deberán registrarse los nombres de los declarantes, sus cargos, el número de sus cédulas de identidad y estamparse sus firmas a ésta.
Para verificar la autenticidad de los documentos presentados, éstos deberán contar con firma electrónica avanzada y los mecanismos que permitan su validación.
Presentación del Proyecto y Antecedentes de los Organizadores
2. La presentación del proyecto deberá estar suscrita por los organizadores, con firma electrónica avanzada, quienes fijarán un domicilio físico, como asimismo una dirección de correo electrónico común, para dirigir la correspondencia a que haya lugar durante la tramitación del proyecto. En la carta conductora de la presentación deberán expresar el propósito de los organizadores de formar una Administradora de Fondos de Pensiones conforme a las normas del D.L. N° 3.500, de 1980, y su Reglamento contenido en el D.S. N° 57, de 1990 y la ley 18.046 sobre Sociedades Anónimas.
3. A dicha presentación, se acompañará una nómina de las personas que participarán en la formación de la Administradora en su calidad de organizadores y profesionales a cargo del proyecto, adjuntando, además, sus antecedentes personales (al menos el número de cédula de identidad o número de documento en caso de persona extranjera y nombre completo) y la dirección de un correo electrónico y teléfono.
4. Corresponderá, además, acompañar una nómina con la individualización de las personas que tengan propiedad directa e indirecta en la Administradora en formación, cuya participación sea igual o superior al 1% del capital.
5. Tratándose de personas jurídicas, se adjuntará copia autorizada de las escrituras públicas de constitución de sociedad y de sus modificaciones, si las hubiere, debidamente publicadas en el Diario Oficial e inscritas en el Registro de Comercio del Conservador de Bienes Raíces, con certificado de vigencia. Los mismos antecedentes deberán acompañarse respecto de los controladores, socios o accionistas mayoritarios y de la sociedad matriz de la sociedad o sociedades organizadoras. Asimismo, deberán acompañarse los antecedentes de quiénes ocuparán los cargos de directores y gerentes de la Administradora en formación, en el evento que, a la fecha de presentación del proyecto, éstos ya se encuentren definidos.
6. El proyecto de constitución de sociedad deberá indicar el capital, el número de acciones y quienes las suscribirán. Deberá adjuntar, además, un compromiso de suscripción y pago de las respectivas acciones.
7. La carta conductora deberá contener una parte petitoria en la que se solicite al Superintendente, que luego de analizado el proyecto que se somete a su consideración, se otorgue el certificado provisional de autorización, de conformidad al artículo 130 de la Ley N° 18.046.
8. Por otra parte y con el fin de acreditar la concurrencia de los requisitos establecidos en el artículo 24 A del D.L. N° 3.500 de 1980, para los accionistas fundadores, es decir aquellos que tengan una participación de al menos 10% de la propiedad o para los controladores, socios o accionistas mayoritarios, directores, administradores, gerentes y ejecutivos principales, en el caso que los accionistas fundadores correspondan a una entidad jurídica, corresponderá adjuntar los siguientes antecedentes, sin perjuicio de cualquier otro que la Superintendencia requiera durante el transcurso del proceso:
a) Cuando la persona jurídica potencial accionista fundadora sea parte de un grupo empresarial, se debe identificar la sociedad matriz, su nacionalidad, la composición de su Directorio o, en su defecto, del órgano de administración, y la composición de la propiedad del grupo.
Adicionalmente se requiere lo siguiente, según corresponda:
- Si la persona jurídica corresponde a una Cooperativa de Ahorro y Crédito, fiscalizada por la Comisión para el Mercado Financiero, se debe identificar el nombre o razón social de la cooperativa, su RUT, fecha de su fundación, los objetivos de la institución, el documento donde conste la autorización de la Comisión para el Mercado Financiero para constituir una Administradora de Fondos de Pensiones y la composición de su Consejo de Administración.
- Autorización de la Comisión para el Mercado Financiero en el caso que la sociedad potencial accionista fundadora sea una Administradora General de Fondos, no filial de una entidad bancaria.
- En el caso que la sociedad potencial accionista fundadora corresponda a una Caja de Compensación de Asignación Familiar, se debe identificar el nombre, su RUT, los antecedentes de la constitución, el documento donde conste la autorización de la Superintendencia de Seguridad Social para constituir una Administradora de Fondos de Pensiones y la composición de su directorio.
El documento donde conste la autorización de la Comisión para el Mercado Financiero o de la Superintendencia de Seguridad Social, según corresponda, tendrá una validez de 180 días o aquella que determine la entidad que la emita, a contar de la fecha de su emisión, para efectos de su presentación ante la Superintendencia de Pensiones.
b) Copia autorizada con firma electrónica de la escritura pública donde conste la personería del representante legal de la persona jurídica, con certificado de vigencia.
c) Certificado emitido por el gerente general o representante legal de la persona jurídica, emitido con firma electrónica avanzada, sobre la composición actual de su Directorio o, en su defecto, del órgano de administración.
d) Certificado del gerente general o representante legal de la persona jurídica, emitido con firma electrónica avanzada, sobre su composición accionaria, identificando a los accionistas controladores y a los mayoritarios, esto es, aquellos que sean dueños de al menos el 10% de los derechos sociales o puedan designar un miembro en el directorio u órgano de administración, con indicación del porcentaje de participación.
e) Respecto de los directores, administradores, representantes legales, gerentes generales y ejecutivos principales de la persona jurídica, cuando corresponda, de los controladores de ésta y de sus socios o accionistas mayoritarios, deberá presentarse:
i. Certificado emitido por la Comisión para el Mercado Financiero, que debe acreditar:
- Si ha aplicado sanciones administrativas a las personas antes indicadas, con expresión de la causa.
- Si han sido directores, administradores, gerentes o controladores de entidades que hayan sido canceladas de un registro llevado por esa Comisión, y la razón de ello.
- Si han sido directores, administradores, gerentes o controladores de entidades que, haya sido revocada su autorización de existencia, con indicación del motivo de dicha revocación.
- Si las personas indicadas han sido denunciadas o condenados por delitos denunciados por esa Comisión a la Fiscalía correspondiente del Ministerio Público o, en el caso de los Bancos, se encuentran bajo acusación formulada por ese Organismo por cualquiera de los delitos contemplados en el D.F.L. N° 3 de 1997, D.F.L. N° 707 de 1982 y en la Ley N° 18.092.
ii. Certificado emitido por la Superintendencia de Insolvencia y Reemprendimiento, que acredite que las personas antes indicadas no se encuentran sometidas a un procedimiento concursal de liquidación.
iii. Informe comercial electrónico emitido por un distribuidor de información de carácter económico, financiero, bancario o comercial, a que se refiere la Ley N° 20.575, o por una autoridad extranjera, o empresa extranjera que preste servicios similares y que esté debidamente acreditada en el país respectivo, que acredite que las personas indicadas no registran obligaciones crediticias morosas no aclaradas en los últimos cinco años en número o cantidad considerable.
iv. Declaración jurada otorgada mediante firma electrónica avanzada para efectos de acreditar expresamente el cumplimiento de cada uno de los requisitos señalados en las letras b), c) y d) del artículo 24 A del D.L. N° 3.500, de 1980.
v. Certificado electrónico de antecedentes penales especiales o su equivalente en la respectiva jurisdicción.
f) Declaración jurada otorgada mediante firma electrónica avanzada donde se señale que no pertenece al mismo grupo empresarial de alguna otra Administradora de Fondos de Pensiones, conforme a la definición del artículo 96 de la ley N° 18.045, sobre Mercado de Valores.
Respecto de las declaraciones juradas, a que se refiere el literal iv. de la letra e) y la letra f) anteriores, estas podrán opcionalmente contar con firmas que se encuentren autorizadas ante Notario Público.
9. Tratándose de los documentos señalados en los números 5 y 8 precedentes, si son emitidos en el extranjero, deberán ser emitidos por la entidad supervisora equivalente y acompañarse debidamente legalizados o apostillados, según corresponda, en el país donde se emitan los documentos. Los documentos deben ser presentados debidamente traducidos al español, si hubieren sido extendidos en un idioma distinto.
Estudio de Factibilidad
10. El estudio de factibilidad deberá contener los siguientes antecedentes:
a) Prospecto que contenga la identificación de quienes serán los accionistas fundadores de la Administradora de Fondos de Pensiones (AFP), los que deberán acompañar sus últimos dos estados financieros anuales, el balance con estados de resultados o estados de situación patrimonial anual, debidamente firmados, o documentación equivalente que dé cuenta de la suficiencia patrimonial y disponibilidad de recursos con la certificación correspondiente. Los estados financieros deberán estar auditados por empresas de auditoría externa independientes, inscritas en el registro que para esos efectos lleva la Comisión para el Mercado Financiero. También corresponderá indicar la estructura de aportes del capital de la Administradora en formación respaldada por el borrador de estatutos.
En el caso de que alguno de los propietarios corresponda a una persona jurídica o natural extranjera, los antecedentes antes señalados deberán acompañarse apostillados o legalizados, según corresponda, en el país donde se emitan los documentos. Estos deben ser presentados debidamente traducidos al español, si hubieren sido extendidos en un idioma distinto. Además, en este último caso, respecto de las empresas de auditoría externa independientes, estas deberán estar inscritas en la respectiva entidad reguladora del país de origen del respectivo propietario.
Conforme a lo dispuesto en la letra a) del artículo 24 A, del D.L. N° 3.500, de 1980, los accionistas fundadores de una Administradora deberán contar individualmente o en conjunto, con un patrimonio neto consolidado equivalente a la inversión proyectada.
En el caso que el Patrimonio Neto Consolidado se hubiese reducido a un nivel inferior a la inversión proyectada, entre la fecha del estado financiero, balance con estado de resultados o estado de situación patrimonial presentado y la fecha de la solicitud, deberá presentar un estado financiero, balance con estado de resultados o estado de situación patrimonial actualizado a la fecha de la solicitud.
Adicionalmente, en caso de que dicho patrimonio disminuya bajo la inversión proyectada, durante la tramitación de su solicitud, aquellos deberán comunicar a esta Superintendencia el monto de la disminución y del nuevo patrimonio neto, indicando, además, las causas que originaron tal reducción y el plazo para su reposición. La notificación deberá efectuarse por escrito a través de los canales dispuestos para la tramitación de la formación de una AFP, dentro de los 5 días hábiles siguientes de materializada la disminución.
Para efectos de lo anterior, se establecen las siguientes definiciones:
i. Patrimonio Neto Consolidado.
Corresponde a la sumatoria ponderada por la participación societaria comprometida, de las diferencias entre los activos y pasivos de los accionistas fundadores, el cual deberá ser acreditado mediante el estado financiero, el balance con estado de resultados o estado de situación patrimonial señalado en el primer párrafo de la presente letra a).
ii. Inversión proyectada.
Corresponderá al Capital necesario para poder realizar el proyecto según lo estimado en el estudio de factibilidad presentado. Dicho capital deberá calcularse, para efectos de la evaluación inicial, considerando como escenario base la comisión más baja vigente en el Sistema de AFP a la fecha de presentación de la solicitud y un segundo escenario con la mencionada comisión rebajada en un 10%.
Sin perjuicio de lo anterior, una vez que la Administradora obtenga la autorización de funcionamiento, deberá recalcular el capital requerido considerando el valor efectivo de la comisión que la Administradora determine aplicar.
iii. Activos autorizados para la constitución de una AFP.
Para efectos de acreditar el capital de un accionista fundador, se considerarán los saldos en cuentas corrientes en moneda nacional o extranjera, como asimismo los siguientes instrumentos financieros nacionales o extranjeros: bonos de gobierno, depósitos a plazo y a la vista, fondos mutuos, acciones con presencia bursátil o alta liquidez, instrumentos de deuda de empresas o entidades financieras con clasificación de riesgo grado de inversión.
b) Definición del esquema organizacional y descripción de funciones, el que deberá incluir lo siguiente:
i. Una descripción del esquema organizacional que adoptará la administradora, organigrama, definición de funciones y cargos, estimación de la dotación de personal requerida por área y remuneraciones asociadas a cada uno de los cargos.
La descripción de funciones debe contemplar, a lo menos, lo siguiente:
- Objetivos generales y funciones de cada área.
- Objetivos generales y funciones que debe desarrollar cada cargo.
- Requisitos, características y condiciones exigidas a los profesionales que ocuparán cada cargo.
- Detalle de funciones que serán subcontratadas y la organización interna para su gestión.
La estimación de la dotación de personal debe ser coherente con aquellas que requiere la gestión de inversiones, las demás funciones a realizar en forma directa y respecto del número de afiliados y activos proyectados a gestionar.
ii. El nombre de quienes conformarán el directorio provisorio de la Administradora.
iii. Perfil de cargo y antecedentes del equipo principal de profesionales y ejecutivos principales que desarrollarán la gestión de las inversiones de los Fondos de Pensiones, de acuerdo a los requisitos que establece el artículo 24 A del D.L. N° 3.500, regulado complementariamente en el Libro IV, Título I, Letra A Inversiones del Fondo de Pensiones y del Encaje, Capítulo I. Estándares y Requisitos.
iv. Perfil de cargo y antecedentes del gerente legal y demás ejecutivos principales.
c) Análisis estratégico.
Deberán desarrollarse los siguientes aspectos:
i. Objetivos y planes estratégicos.
ii. Plan de marketing correspondiente a su primer año de funcionamiento o actividades promocionales y/o publicitarias, con presupuestos, plazos y argumentos de venta.
iii. Plan operacional que comprenda como mínimo aquellos procesos definidos en la Resolución N°153, del 23 de octubre de 2019 o aquella que la modifique o reemplace.
d) Subcontratación.
Se deberán presentar los borradores de los contratos correspondientes con las entidades bancarias (para la apertura de cuentas corrientes), así como con los proveedores de servicios de custodia de valores, de infraestructura tecnológica, recaudación de cotizaciones, del sistema único de cobranza de cotizaciones, y de cualquier otro proveedor de servicios críticos que se pretenda contratar, y que resulten necesarios para el desarrollo operativo de la Administradora, conforme a los requisitos establecidos en la regulación. También podrá incluirse una carta de intención suscrita por los organizadores del proyecto y el proveedor, en la que se detalle el compromiso condicional de contratación.
e) Proyección de variables fundamentales para los siguientes 10 años, debiendo abordar a lo menos, los siguientes aspectos para un escenario pesimista, central y optimista:
i. Número de afiliados incorporados y número de cotizantes; relación cotizantes/afiliados; valor de cada tipo de Fondo de Pensiones; rentabilidad de los Fondos; encaje, determinado conforme a las disposiciones del artículo 40 del D.L. N° 3.500, de 1980 e informado en base a un rango de valores consistente con el rango para la comisión por cotizaciones periódicas indicado en el numeral siguiente; ingresos y gastos asociados, remuneraciones imponibles, aportes obligatorios y voluntarios, traspasos, pensionados por tipo de pensión, saldos en las cuentas de capitalización por tipo de cuenta y las comisiones pertinentes.
ii. Se deberá entregar el detalle de todos los supuestos utilizados para elaborar las proyecciones con sus fundamentos, fuente de información o estudios de mercado utilizados. En el caso de la comisión por cotizaciones periódicas, las proyecciones para cada escenario deberán informarse considerando como escenario base la comisión más baja vigente en el Sistema de AFP a la fecha de presentación de la solicitud y un segundo escenario con la mencionada comisión rebajada en un 10%.
f) Confección de estados financieros de la administradora y de los fondos de pensiones, para un escenario pesimista, central y optimista a partir de proyecciones de:
i. Flujos de caja, balances, estados de resultados y patrimonio neto proyectados de la Administradora, en base mensual para los primeros tres años y anual para los siguientes siete años.
Deberán incluirse los gastos de organización y puesta en marcha: confección de cuadros con detalles de los gastos de organización y puesta en marcha y tabla de amortización aplicable a los mismos.
ii. Balance general y estado de variación patrimonial de los Fondos de Pensiones, en base mensual para los primeros tres años y anual para los siguientes siete años.
g) Evaluación Económica:
Cálculo de VAN y TIR para el caso base y las sensibilizaciones, sobre flujos de caja anuales previamente proyectados. Al respecto, considérese que:
i. La tasa de descuento empleada en la evaluación económica del proyecto deberá justificarse.
ii. Deberá también explicitarse el supuesto referente al valor residual del proyecto incluido en la evaluación.
h) Cronograma de actividades (carta Gantt):
Se deberá incluir una Carta Gantt del proyecto, con la descripción de las actividades que se desarrollarán una vez obtenido el certificado de autorización provisional. Dicha carta Gantt deberá especificar cada una de las etapas del proceso, con sus respectivos plazos.
Dentro de las actividades señaladas en la carta Gantt, deberán incluirse, al menos, las siguientes:
i. Conformación del directorio, comité de inversiones y de solución de conflictos de interés conforme a las disposiciones exigidas por el D.L. N° 3.500 y regulación complementaria.
ii. Disponibilidad de hardware y software apropiados para soportar las operaciones de la Administradora.
iii. Habilitación de Sistemas de información necesarios para la operación de los fondos de pensiones.
iv. Elaboración y aprobación de manuales de procedimientos de los procesos de afiliación, recaudación, acreditación, contabilidad, operaciones financieras, cobro de comisiones, otorgamiento de beneficios previsionales, etc.
v. Disponibilidad y funcionalidad de los sistemas que permitan la interconexión de las oficinas de la Administradora, con la Superintendencia de Pensiones, Depósito de Valores, Corredores de Bolsa, etc.
vi.Habilitación de canales de atención, considerando el sitio web, servicio de call center, atención por plataforma virtual y agencias u oficinas, de acuerdo a la regulación vigente.
vii. Plan de contratación del personal para las labores propias de la Administradora.
viii. Suscripción de contratos correspondientes con las entidades bancarias, así como con los proveedores de servicios de custodia de valores, de infraestructura tecnológica, del sistema único de cobranza de cotizaciones y de cualquier otro proveedor de servicios críticos que se pretenda contratar, y que resulten necesarios para el desarrollo operativo de la Administradora, conforme a los requisitos establecidos en la regulación.
ix. Definición, elaboración y aprobación de políticas de inversión para cada uno de los Fondos de Pensiones que administrará y política de solución de conflictos de interés, en los términos establecidos en la letra B del Título I del Libro IV.
x. Definición, elaboración y aprobación de manual de políticas y procedimientos de gestión de riesgos, en los términos establecidos en el Capítulo II. Mecanismos de Gestión de Riesgos del Título XIV de este Libro.
xi. Implementación de mecanismos de control de riesgos de inversiones y operacionales.
i) Anexos
La información requerida en las letras e) a g) anteriores, deberá entregarse a través de un sistema digital o el envío de archivos electrónicos a la Superintendencia, en formato de planilla electrónica, por medio de los canales que le comunique la Superintendencia.
Proyecto de escritura de constitución de la sociedad con los estatutos sociales
11. La escritura de constitución de la sociedad deberá considerar las normas especiales que rigen a las Administradoras de Fondos de Pensiones, conforme a la legislación vigente.