Compendio de Normas del Sistema de Pensiones

1. La Administradora podrá contratar con empresas externas el servicio de recaudación mediante transmisión electrónica de información e instrucciones de transferencias de fondos por Internet, o bien, desarrollar para tales efectos su propia solución tecnológica.

2. Los empleadores, entidades pagadoras de subsidios, trabajadores dependientes e independientes, afiliados voluntarios y otras entidades, que decidan realizar el pago de las cotizaciones previsionales, depósitos y aportes por Internet, deberán registrarse sin costo en el Sitio Web que las empresas proveedoras del servicio de recaudación electrónica mantengan disponible para este efecto.

3. Las entidades pagadoras de subsidios podrán realizar sus pagos por Internet en su calidad de empleador o como pagadora de subsidios. Sin embargo, en este último caso el plazo para el pago de las cotizaciones previsionales correspondientes a los subsidios será el establecido en el inciso primero del artículo 19 del D.L. N° 3.500, de 1980.

4. Las personas o entidades podrán enterar las cotizaciones previsionales, depósitos y aportes a través de una modalidad que contempla el diseño de un sistema de pago electrónico o de un sistema mixto. En la primera modalidad el pago se realiza íntegramente mediante transferencias electrónicas de información y de fondos, mientras que en el sistema mixto el pago se realiza combinando la transferencia electrónica de información con un medio de pago distinto al mecanismo establecido para el sistema de pago electrónico.

Dentro de la citada categoría de recaudación a través del sistema mixto deben considerarse las siguientes modalidades:

a) En el proceso de pago se imprime un comprobante de pago o planilla de declaración y pago electrónica para pagar el monto de las cotizaciones previsionales en forma manual, a través de las cajas disponibles en las entidades con las que previamente se ha firmado un convenio de recaudación de esas características.

b) En el proceso de pago se considera, además de las cotizaciones destinadas a los Fondos de Pensiones, el pago de cotizaciones y aportes destinados a otras instituciones de seguridad social, generando un comprobante de pago en el que se concentra el total de los valores a pagar a las citadas instituciones. El pago respectivo es depositado en una cuenta corriente de propiedad de la entidad que presta el servicio de recaudación por Internet, para posteriormente ser transferido a las correspondientes cuentas corrientes definidas por cada institución destinataria. Esta modalidad de sistema mixto, está definida en la letra A. sobre Contratación de Servicios por las Administradoras de Fondos de Pensiones del Título V del Libro V del presente Compendio, como mecanismo concentrador.

5. El sistema de pago electrónico comienza con el ingreso de datos por parte de las personas o entidades en el Sitio Web de la empresa que presta el servicio de recaudación electrónica. Con estos datos, se confecciona el formulario de declaración de las cotizaciones previsionales, depósitos y aportes, denominado Declaración y la orden de pago, siendo esta última transmitida a la entidad financiera encargada de materializar el pago. Los cargos en las cuentas corrientes o cuentas de depósito a la vista de las personas o entidades y los abonos en las cuentas corrientes del Fondo de Pensiones Tipo C, deben hacerse efectivos el mismo día en que se realiza el pago. Cuando el pago se efectúe en un día sábado, domingo, festivo o en horario no bancario, el cargo y/o el abono en las respectivas cuentas se deberá realizar a más tardar el día hábil siguiente.

La empresa proveedora del servicio de recaudación electrónica deberá transmitir a la Administradora de destino la Declaración y toda la información referida al pago de ésta, a más tardar el día hábil siguiente al de su pago.

6. En el evento que el banco determine que la persona o entidad no dispone, en la cuenta corriente o cuenta de depósito a la vista utilizada para el pago, de fondos suficientes para financiar las cotizaciones previsionales, depósitos y aportes, éste no materializará la operación de pago y en el mismo acto, dará aviso de la situación al titular. En este caso, toda la operación de pago quedará sin efecto y la Declaración no podrá homologarse a una declaración y no pago de cotizaciones previsionales, depósitos y aportes (DNP).

7. El pago de las cotizaciones previsionales, depósitos y aportes mediante el sistema de pago electrónico se tendrá como efectivamente realizado, una vez producido el cargo en la cuenta bancaria o cuenta de depósito a la vista utilizada por la persona o entidad respectiva, debiendo garantizar la Administradora que los fondos recaudados bajo este sistema ingresen al Fondo de Pensiones Tipo C en forma íntegra y oportuna. En caso de incumplimiento de cualquiera de estas dos últimas condiciones por parte de la entidad financiera encargada de materializar el pago, la AFP deberá responder con recursos propios por las correspondientes cotizaciones previsionales, depósitos y aportes y los recargos que pudieran generarse.

8. El sistema mixto deberá considerar el registro previo de información de las cotizaciones previsionales, depósitos y aportes a ser pagadas, en el Sitio Web de la empresa que presta el servicio de recaudación electrónica. El servicio deberá facilitar a la persona o entidad, los comprobantes necesarios que le permitan materializar el pago a través de algún mecanismo distinto al establecido para el sistema de pago electrónico.

El pago de las cotizaciones previsionales, depósitos y aportes en el sistema mixto, a que se refiere la letra a) del número 4 anterior, se tendrá como efectivamente realizado, cuando el agente recaudador estampe su timbre en el comprobante de pago. Además, en este sistema, el agente recaudador deberá ceñirse a las instrucciones establecidas en el Capítulo V de la Letra A del Título III del Libro I.

El pago de las cotizaciones previsionales, depósitos y aportes en el sistema mixto concentrador, según la definición de la letra b) del número 4 anterior, se tendrá como efectivamente realizado, cuando la empresa que realiza el servicio de recaudación estampe su timbre en la declaración y, además, deposite los fondos en las cuentas corrientes de los Fondos de Pensiones Tipo C, según los plazos establecidos para la recaudación mixta. La empresa recaudadora podrá dejar sin timbre de pago las declaraciones cuyos cheques son informados como protestados por el agente recaudador en esta modalidad. A su vez, la entidad recaudadora deberá homologar esta operación a una Declaración y No Pago de cotizaciones previsionales, depósitos y aportes (DNP), generando la DNP respectiva y comunicando la decisión al empleador inscrito en el Sitio Web.

En el sistema mixto, los abonos en las cuentas corrientes de los Fondos de Pensiones Tipo C se deberán hacer efectivos a más tardar el día hábil siguiente de recibidos los pagos por parte de la entidad recaudadora.

En el evento que el empleador o la entidad pagadora de subsidios no efectúe el pago dentro del plazo legal establecido para esta modalidad, la transmisión electrónica de la información de las cotizaciones previsionales, depósitos y aportes efectuada a través de la Declaración, no podrá homologarse a una declaración y no pago (DNP).

Para asegurar que la información registrada en la Declaración es igual a la del comprobante de pago, el Sitio Web deberá garantizar que el modelo de operación contemple como medida de seguridad que las operaciones sean inmodificables una vez ejecutadas y aceptadas.

9. Todas las transmisiones electrónicas de datos que se realicen, tanto a través del sistema de pago electrónico como del sistema mixto, deben contener el número de folio asignado a la Declaración y los datos necesarios para los procesos de validación y control de la información.

10. La Declaración deberá contener al menos la misma información que se define para los formularios manuales de pago de cotizaciones previsionales, depósitos y aportes en los Anexos de la Letra E. del Título VIII del Libro II, excluyendo aquellos conceptos que no son aplicables a este tipo de recaudación. A su vez, la orden de pago deberá contener el valor total registrado en la declaración. La Administradora será responsable de garantizar que el resto de las transferencias electrónicas de información que contempla el sistema contengan los datos necesarios para asegurar el correcto funcionamiento de los pagos de cotizaciones previsionales, depósitos y aportes efectuados electrónicamente.

11. Todo intercambio de información y transferencia de fondos a través de Internet debe permitir el envío, recepción, almacenamiento, respaldo y recuperación de la información intercambiada, ofreciendo seguridad, integridad, confidencialidad, compatibilidad, disponibilidad en las comunicaciones y las facilidades necesarias para que el proceso de recaudación de cotizaciones previsionales, depósitos y aportes se efectúe en forma simple y expedita.

12. Cuando se realice el pago de cotizaciones previsionales, depósitos y aportes mediante el sistema mixto se deberán ingresar los datos al Sitio Web de la empresa proveedora del servicio de recaudación electrónica y efectuar el pago de éstas hasta el día 10 de cada mes o el primer día hábil siguiente, si dicho plazo expirare en día sábado, domingo o festivo, de acuerdo a lo establecido en el inciso primero del artículo 19 del D.L. N° 3.500, de 1980. En los casos en que se realice el pago de cotizaciones previsionales, depósitos y aportes mediante el sistema de pago electrónico, se deberán ingresar los datos correspondientes y la autorización de la ejecución de la orden de pago hasta el día 13 de cada mes, aun cuando este último fuere día sábado, domingo o festivo. Cuando el día 13 corresponda a un día hábil el ingreso de los datos, la autorización de la ejecución de la orden de pago y los cargos y abonos en las respectivas cuentas bancarías deberán realizarse sólo dentro del horario bancario. Sin perjuicio de lo anterior, también podrá efectuarse el pago el día 13 hábil, fuera del horario bancario, si los bancos han adoptado procedimientos que permitan el depósito de los fondos recaudados a través del sistema de pago electrónico, antes de las 9 AM, del día hábil siguiente.

13. Cuando un empleador pague cotizaciones previsionales por concepto de remuneraciones y gratificaciones en un mismo mes, dichos pagos deberán efectuarse en declaraciones separadas.

14. La contabilización de los pagos electrónicos de las cotizaciones previsionales, depósitos y aportes seguirá la misma secuencia y procedimientos definidos para la recaudación de los Fondos de Pensiones que se establecen en la Letra A. del Título III del Libro I y en la Letra A. del Título VII del Libro IV, según corresponda. Para efectos de la conversión a cuotas de los recursos recaudados mediante el sistema de pago electrónico, la Administradora deberá considerar como fecha de timbre de caja, la fecha en que la persona o entidad autorizó el pago a la entidad financiera o el día hábil siguiente cuando esta autorización haya sido realizada un día sábado, domingo o festivo. Con todo, dicha autorización no podrá ser posterior al día 13. En el caso de los pagos realizados a través del sistema mixto, para efectos de la conversión a cuotas de los recursos recaudados, la Administradora deberá considerar como fecha de timbre de caja la registrada en el comprobante de pago.

15. En caso de errores en la imputación de los valores en las cuentas corrientes bancarias del Fondo de Pensiones Tipo C, su regularización se efectuará ciñéndose estrictamente a las normas vigentes sobre devolución de pagos indebidos de afiliados y empleadores.

16. El día 10 de cada mes, la Administradora deberá respaldar en un medio de respaldo seguro, toda la información referida a los pagos electrónicos de cotizaciones previsionales, depósitos y aportes realizados durante el mes anterior.

17. La Declaración electrónica deberá estar claramente referenciada en las cartolas de movimientos de las cuentas personales, con el propósito de que se pueda comprobar en cualquier oportunidad que los movimientos acreditados en ellas, cuentan con el debido respaldo del pago electrónico.

18. En conformidad a lo señalado en los incisos décimo al décimo tercero del artículo 19 del D.L. N° 3.500, de 1980, las cotizaciones previsionales, depósitos y aportes que no sean pagadas por el empleador o la entidad pagadora de subsidios en el plazo establecido en el inciso primero de dicho artículo y aquéllas que no sean pagadas por el empleador a través del sistema de pago electrónico, en el plazo señalado en el inciso tercero del mencionado artículo, se les aplicará los reajustes, intereses, recargos y rentabilidades, según corresponda, entre el primer día siguiente al vencimiento del plazo para el pago de las cotizaciones, indicado en el inciso primero del artículo 19 antes citado, y el día en que efectivamente se realice el pago.

Pagos retroactivos al Personal del Sector Público

19. Respecto de la forma en que se debe efectuar el pago de las cotizaciones previsionales por Internet, cuando éstas correspondan a pagos retroactivos de remuneraciones y otros beneficios del sector público, se establecen las siguientes instrucciones:

a) Los empleadores que paguen cotizaciones previsionales cuya base de cálculo contemple un pago retroactivo, deberán efectuarlo en una Declaración distinta de aquélla en la cual pagan las cotizaciones previsionales por remuneraciones mensuales.

b) Los pagos retroactivos deberán quedar claramente identificados en la respectiva Declaración.

Nota de actualización: La Letra B. y sus capítulos fueron reemplazados por la Norma de Carácter General N° 127, de fecha 10 de octubre de 2014, norma que también eliminó los anexos.