Compendio de Normas del Sistema de Pensiones

Solicitud

1. El subsidio a la contratación y el subsidio a la cotización podrán ser solicitados por el empleador o trabajador, según corresponda, ante el IPS a contar del primer día hábil del mes de inicio de la respectiva relación laboral, acreditando la identidad del solicitante y entregando la información que el IPS estime pertinente de acuerdo a las instrucciones establecidas en el presente Capítulo. En aquellos casos en que tanto el empleador como el trabajador no soliciten estos beneficios, las Administradoras podrán hacerlo por sus trabajadores afiliados cuando éstos le hayan otorgado un mandato para requerir este beneficio ante el IPS.

2. En aquellos casos en que el subsidio sea solicitado por el empleador dicha solicitud se hará extensiva también para el trabajador. Cuando sea el trabajador quien solicite el subsidio a la cotización o por una Administradora o mandante a nombre suyo, también se hará extensivo al empleador por el subsidio a la contratación. En este último caso, el IPS deberá notificar al empleador por escrito mediante correo certificado o a través de medios electrónicos a la dirección del empleador informada por el trabajador, Administradora o mandante, según corresponda, indicando que es beneficiario del subsidio a la contratación y que para su otorgamiento deberá concurrir a un CAPRI, sucursal o Centro de Atención del IPS para formalizar la solicitud. Si el empleador en un plazo de 30 días contado desde la fecha de la notificación no formaliza la solicitud el IPS no otorgará el beneficio a éste. Si posteriormente el empleador solicita el beneficio se aplicará lo establecido en el número 11 del Capítulo III del presente Título. En los casos en que el empleador formalice la solicitud el IPS emitirá la respectiva resolución en el plazo establecido en el presente Título. Lo anterior también se aplicará con aquellos empleadores que inicien una relación laboral con un trabajador al cual el IPS le haya suspendido temporalmente el pago del subsidio a la cotización debido a un término de relación laboral.

3. Los CAPRI, las sucursales y los Centros de Atención del IPS habilitados en todo el país serán los encargados de recibir las solicitudes de subsidios que presenten los empleadores o los trabajadores. Para ello, el IPS habilitará un Sistema de Información que garantice una rápida atención a los solicitantes de los subsidios, que contemple el ingreso de las solicitudes a través de formularios electrónicos, los cuales deberán contener como mínimo la información detallada en el Anexo N° 1 del presente Título. A petición del empleador que presenta una solicitud de subsidio, el IPS podrá proporcionar la información que disponga en su Sistema de Información de Datos Previsionales respecto de los trabajadores asociados a dicho empleador que cumplen con los requisitos básicos, establecidos en el número 10 siguiente, para que se incluyan en la respectiva solicitud. La aceptación de los trabajadores incluidos en base a la información proporcionada por el IPS deberá quedar registrada por escrito en la misma solicitud. El IPS podrá poner a disposición de los empleadores que presenten una solicitud de subsidio diferentes alternativas para la entrega de información correspondiente al detalle de los trabajadores que se desea incluir en dicha solicitud. Lo anterior cuando la cantidad de trabajadores por las cuales se solicita el subsidio exceda el número máximo de trabajadores posibles de incorporar en el detalle de la respectiva solicitud.

4. Se imprimirán dos copias de la solicitud, las cuales deberán ser firmadas por el solicitante. Una de ellas se mantendrá en el CAPRI, en la sucursal o en el Centro de Atención del IPS donde se suscribió el formulario y la otra se entregará como respaldo al solicitante. Cuando el solicitante sea un empleador, las copias incluirán un detalle de los trabajadores que cumplen a lo menos los requisitos básicos, establecidos en el número 10 siguiente, para acoger a trámite una solicitud y el detalle de aquéllos que no los cumplen, señalando en este último caso cual o cuales de éstos requisitos no se cumplen. El formulario electrónico formará parte del expediente que deberá habilitar el IPS por solicitud. El IPS deberá rechazar inmediatamente una solicitud, esto es, no acogerla a trámite, cuando ninguno de los trabajadores incluidos en ella cumplan los requisitos básicos y deberá emitir un informe detallando los requisitos que no cumplen éstos. El IPS deberá informar al empleador el detalle de los trabajadores aceptados y de los rechazados en una solicitud de subsidio a través del medio que estime conveniente.

5. Adicionalmente, el IPS podrá habilitar otros medios para el ingreso o recepción de las respectivas solicitudes, entre los cuales se pueden señalar los siguientes:

a) El Sitio Web del IPS.

b) Realizar la solicitud del subsidio junto con el pago de las cotizaciones previsionales a través de Internet.

c) Otras alternativas que el IPS pueda implementar previa autorización de esta Superintendencia.

En estos casos el IPS deberá implementar las medidas de seguridad necesarias que garanticen que la identidad del solicitante corresponda al empleador o trabajador que requiere el beneficio. En estos medios también se le deberá proveer al solicitante un comprobante o una copia de la solicitud con el detalle señalado en el número 4 anterior.

6. Cada vez que un empleador desee solicitar el subsidio a la contratación producto del inicio de nuevas relaciones laborales deberá presentar una nueva solicitud por dichos trabajadores.

7. El IPS deberá asignar una numeración única y correlativa a todas las solicitudes, la que permita su control y posterior ingreso a los sistemas de información.

8. Asimismo, los CAPRI, las sucursales y los Centros de Atención del IPS deberán contar con la información que permita orientar a los empleadores y a los trabajadores respecto de su derecho al subsidio, los requisitos para invocarlo y las sanciones en caso de percibir indebidamente este beneficio.

9. El IPS deberá tener sistemas de contingencia que le permitan recepcionar solicitudes en situaciones de no conectividad o que los Sistemas de Información no puedan ejecutarse. Para ello deberá poner a disposición del solicitante un formulario en papel denominado Solicitud de Subsidio Previsional a Trabajadores Jóvenes, el cual será de diseño libre y deberá contener como mínimo la información detallada en el Anexo N° 1 del presente Título. Una copia deberá ser entregada al solicitante debidamente firmada por éste. En situaciones de contingencia, las solicitudes que se recepcionen en forma manual deberán ser ingresadas al Sistema una vez que éstos estén operativos.

10. El IPS deberá considerar como requisitos básicos para acoger a trámite una solicitud los que a continuación se detallan:

a) Que el solicitante acredite su identidad a través de la cédula nacional de identidad o rol único tributario, según corresponda, y que estén vigentes.

b) Que el trabajador tenga entre 18 y 35 años de edad.

c) Que el trabajador no registre en el Sistema de Pensiones del D.L. Nº 3.500, de 1980, 24 o más cotizaciones como dependiente.

Nota de actualización: Esta letra fue modificada por la Norma de Carácter General Nº 85, de fecha 20 de junio de 2013.

11. Una vez acogida a trámite una solicitud, el IPS podrá requerir información adicional que permita la verificación de la totalidad de los requisitos exigidos por la Ley y el Reglamento para el otorgamiento de los subsidios, así como requerir el complemento de antecedentes cuando existan datos erróneos o cuya validez esté en duda. Para esto, el IPS notificará por escrito al solicitante la información y/o antecedentes requeridos, mediante correo certificado o a través de medios electrónicos, otorgando un plazo que no podrá ser inferior a 5 días hábiles. Además, deberá dejar claramente establecido que si transcurrido este plazo no se recepciona la información o los antecedentes requeridos, se podrá dar por rechazada la solicitud en su totalidad o la relativa a algún trabajador incluido en ella, según corresponda. Este requerimiento de información se podrá realizar en cualquiera instancia del proceso de una solicitud.

12. Una vez que el IPS acoja a trámite una solicitud, procederá a validar la información contenida en ella con la registrada en sus bases de datos sobre subsidios otorgados y pagados, a objeto de determinar inconsistencias o verificar la eventual existencia de otro empleador que mantiene una relación laboral vigente con el o los trabajadores incluidos en la respectiva solicitud.

13. Aquellas solicitudes que, producto del proceso de validación de la información señalada en el número anterior presenten algún tipo de observación por alguna inconsistencia en sus datos o que no cumplan con los requisitos establecidos en la Ley y en el Reglamento serán consideradas como rechazadas, en su totalidad o en la parte que involucra a algún trabajador, para efectos del otorgamiento del subsidio.

14. Sin perjuicio de lo señalado en el número anterior, el IPS podrá otorgar un plazo para que los beneficiarios puedan aclarar la o las observaciones detectadas, el cual no podrá ser inferior a 5 días hábiles, contado desde la fecha de la notificación que realice para informar de tal situación, con el fin de que el solicitante proporcione o ponga a disposición de ese Organismo los antecedentes o la documentación que permita validar la información registrada en la solicitud. Dicha notificación se realizará por escrito, mediante correo certificado o a través de medios electrónicos. Si transcurrido el plazo antes indicado el solicitante no entrega antecedentes o la documentación que permitan la continuidad de la tramitación de la solicitud, se dará definitivamente por rechazada la solicitud, pudiendo el solicitante reiniciar el proceso de presentación de la solicitud.

15. El IPS deberá emitir una resolución por cada solicitud rechazada, en la que detalle los fundamentos que se tuvieron para tal determinación. Copia de dicha resolución deberá ser notificada al empleador y al trabajador, mediante correo certificado, en un plazo máximo de 5 días hábiles contado desde el día de su emisión.

16. Las solicitudes que no presentaron ningún tipo de observación producto del proceso de validación de la información o aquellas cuyas observaciones fueron aclaradas, se entenderán aprobadas para efectos del otorgamiento del beneficio solicitado, para lo cual el IPS determinará la cantidad de períodos de cotización mensual que dan derecho a percibir los respectivos subsidios.

17. Una vez determinada la cantidad de períodos de cotización mensual que dan derecho a percibir los subsidios, el IPS emitirá una resolución que acreditará el derecho del empleador y del trabajador a recibir el respectivo beneficio. Copia de dicha resolución deberá ser notificada al empleador y al trabajador mediante correo certificado, en un plazo máximo de 5 días hábiles contado desde la fecha de su emisión.

18. Aquellos trabajadores que estando en régimen de pago del subsidio a la cotización y que terminen una relación laboral, no estarán obligados a presentar una nueva solicitud de subsidio cuando reinicien una relación laboral. En este caso y siempre que el trabajador aún cumpla con los requisitos establecidos en la Ley para percibir este subsidio, el IPS reactivará el pago del beneficio con la comprobación del pago de sus respectivas cotizaciones de seguridad social por su nuevo empleador y actualizará sus bases de datos con los nuevos antecedentes de éste.

19. Para efectos de verificar los antecedentes registrados en una solicitud de subsidio se tendrá por válida la información emanada de alguna de las siguientes fuentes:

a) La obtenida del Servicio de Registro Civil e Identificación, para conocer fehacientemente la fecha de nacimiento del trabajador.

b) La proporcionada por las Administradoras de Fondos de Pensiones, para determinar la afiliación a una AFP, la cantidad de cotizaciones mensuales como trabajador dependiente registradas en el Sistema de Pensiones del D.L. N° 3.500 y la información relativa al movimiento de personal que registran los empleadores en las planillas de pago o de declaración de cotizaciones.

Nota de actualización: Esta letra fue modificada por la Norma de Carácter General Nº 85, de fecha 20 de junio de 2013.

c) La proporcionada por las correspondientes instituciones del ámbito previsional definidas en el número 15 del Capítulo V del presente Título, para la verificación del pago de las respectivas cotizaciones de seguridad social que dan derecho a percibir el o los subsidios.

20. El IPS y las Administradoras deberán implementar adecuados canales de información que permitan a los beneficiarios de los subsidios (trabajadores y empleadores) o a aquellos potenciales solicitantes de estos subsidios, para que puedan requerir antecedentes respecto de su tramitación, de su otorgamiento y del pago del subsidio, en el momento que éstos lo soliciten.

21. En aquellos casos en que el empleador corresponda a una persona jurídica será el representante legal o mandatario quien deberá requerir el subsidio, acreditando su calidad de tal mediante escritura pública o mandato, según corresponda. El IPS verificará la vigencia del respectivo documento y podrá además, solicitar una copia autorizada ante Notario Público u Oficial del Registro Civil en aquellos lugares donde no existiera Notaría. Sin perjuicio de lo señalado anteriormente, en los casos que corresponda acreditar la calidad del representante legal el IPS podrá verificar la vigencia con la información que dispongan otros Servicios Públicos.

22. Los empleadores o trabajadores que requieran los subsidios podrán solicitar al IPS, que además de ser notificados de las respectivas resoluciones por escrito mediante correo certificado, se les notifique cualquier tipo de información, de requerimiento o alguna resolución a través de medios electrónicos, los cuales deberán quedar especificados en la solicitud.

23. En caso que los solicitantes o beneficiarios deban cumplir con un plazo para proporcionar información que requiera el IPS para la tramitación del beneficio y que sean notificados mediante correo certificado, aquél se contabilizará a partir del tercer día hábil contado desde la fecha del despacho por correos.

24. Cuando la notificación se efectúe a través de medios electrónicos, el plazo otorgado comenzará a regir a contar del día siguiente al envío del correo electrónico.

25. Sin perjuicio de los medios utilizados para notificar a los solicitantes o beneficiarios de los subsidios, se entenderá que existe notificación personal cuando éstos concurran a un CAPRI, a una sucursal o a un Centro de Atención del IPS y tomen conocimiento del hecho, de lo cual se deberá dejar constancia.

26. Toda notificación efectuada por correo certificado será dirigida al domicilio señalado en la solicitud de subsidio.

Mandato

27. El trabajador podrá mandatar a la Administradora donde se encuentre afiliado para que en su nombre requiera ante el IPS el subsidio a la cotización. Para lo anterior, la Administradora deberá tener a disposición de sus afiliados un formato de mandato, de diseño libre donde conste esencialmente la autorización del trabajador para solicitar este beneficio.

28. El empleador o el trabajador podrá autorizar a un tercero la tramitación de la solicitud de los respectivos subsidios a que puedan tener derecho, mediante el otorgamiento de un mandato especial otorgado por escritura pública o instrumento privado, autorizado ante Notario Público u Oficial del Registro Civil en aquellos lugares donde no existiera Notaría.

29. El mandato especial se entenderá otorgado para llevar a cabo todas las gestiones tendientes a la obtención del subsidio que invoca el interesado, aun cuando no se haga mención expresa de algunas de ellas, incluidas todas las gestiones que deban efectuar para acceder a dicho beneficio. No obstante, si por intermedio de este instrumento el mandatario pretendiera cobrar y percibir el subsidio del empleador, estas dos facultades deberán incluirse expresamente en el mandato.

30. El IPS deberá efectuar la revisión y visación de los mandatos que se presenten, debiendo aprobarlos o rechazarlos, en este último caso con expresión de causa. Cuando un mandato registre una fecha de otorgamiento superior a los 30 días, sin que se hubiere dado inicio al encargo, al momento de su presentación ante el IPS se exigirá para su admisión que el mandante lo ratifique mediante una declaración jurada simple.

31. Queda prohibido, tanto al empleador como al trabajador, en su calidad de mandantes, conferir facultades a los mandatarios que importen una contravención a las normas contenidas en la Ley y su Reglamento. Asimismo, los mandatos conferidos por instrumento privado y aquellos otorgados por escritura pública no podrán autorizar la delegación de las facultades conferidas al mandatario.

32. La terminación del mandato se regirá por lo dispuesto al efecto en el artículo 2163 del Código Civil.

Expediente por solicitud

33. Por cada solicitud recepcionada y acogida a trámite el IPS debe habilitar un expediente de trámite, el cual podrá ser electrónico.

34. El IPS determinará la mejor forma de organizar los expedientes y la tecnología más adecuada a utilizar de manera que garantice la existencia de medidas de seguridad para una correcta administración, otorgamiento y pago de los respectivos subsidios.

35. Además, el IPS deberá contar con un sistema destinado a la custodia de todos los documentos que constituyan el respaldo legal y administrativo de los subsidios requeridos, de aquellos que se otorgaron y pagaron y de las solicitudes rechazadas.

36. El IPS será responsable de que el acceso a los documentos sea expedito con el objeto de responder a los requerimientos y las fiscalizaciones de esta Superintendencia, debiendo desarrollar para ello sistemas de información en medios computacionales, que permitan referenciar mediante punteros lógicos, folios, códigos de barra u otras tecnologías, cualquier formulario o antecedente que esté relacionado con los solicitantes que se encuentren tramitando o percibiendo un subsidio o que hubiesen estado percibiendo un subsidio o de aquellos a los cuales se les rechazó la solicitud.