Compendio de Normas del Sistema de Pensiones

Otorgamiento del subsidio

1. Sin perjuicio de toda la información que el IPS ponga a disposición de los empleadores y trabajadores de manera que éstos se informen de los requisitos, plazos y documentación que se debe aportar para requerir el o los subsidios, al momento de la suscripción de la solicitud el IPS deberá informar en términos generales a los solicitantes de los procesos a que será sometida la solicitud y que finalmente podrá ser aceptada o rechazada.

2. Una vez acogida a trámite una solicitud, el IPS procederá a verificar el cumplimiento de los requisitos necesarios para el otorgamiento de los subsidios establecidos en la Ley y el Reglamento, como asimismo comprobará que el pago de las cotizaciones de seguridad social correspondientes al respectivo trabajador se haya efectuado dentro de los plazos legales.

3. Para cumplir con lo señalado en el número anterior, el IPS recurrirá a la información disponible en el Sistema de Información de Datos Previsionales y aquélla que requiera de las instituciones públicas o privadas del ámbito previsional, de acuerdo a la facultad establecida en el artículo 56 de la Ley.

4. Además, el IPS podrá requerir al solicitante, la información pertinente que no esté contenida en el Sistema de Información de Datos Previsionales, para verificar el cumplimiento de los requisitos señalados en la Ley y en el Reglamento.

Resoluciones

5. Una vez realizada la verificación del cumplimiento de los requisitos establecidos en la Ley y el Reglamento, necesarios para el otorgamiento de los subsidios, el IPS deberá emitir una resolución por las solicitudes aceptadas. En caso de no cumplir con los requisitos emitirá una resolución rechazando la solicitud de acuerdo a lo establecido en el número 15 del Capítulo IV del presente Título. Las resoluciones podrán ser masivas o individuales.

6. El IPS deberá emitir las respectivas resoluciones dentro del plazo de 40 días, contado desde la fecha de suscripción de la solicitud del subsidio.

7. El IPS estará obligado a entregar copia de la resolución a cualquiera de los involucrados que lo soliciten. Cuando se trate de resoluciones masivas deberá entregar copia de la resolución y una certificación que el interesado forma parte de la nómina integrante de la resolución.

8. Las resoluciones deberán contener al menos la siguiente información:

a) Número de Resolución.

b) Fecha de Emisión.

c) Tipo de resolución (Masiva o Individual)

d) Nombre completo (nombres y apellidos) o razón social del solicitante, según corresponda.

e) Cédula nacional de identidad o rol único tributario del solicitante, según corresponda.

f) Tipo de solicitante (empleador o trabajador)

En caso de conceder el beneficio deberá además indicar:

g) Identificación de los trabajadores con derecho al subsidio detallando para cada trabajador:

i. Cédula nacional de identidad.

ii. Nombre completo (nombres y apellidos).

iii. Cantidad de períodos de cotizaciones mensuales que dan derecho a percibir el subsidio y que restan para completar las veinticuatro cotizaciones continuas o discontinuas en el Sistema de Pensiones del D.L. N° 3.500, de 1980.

h) Fecha de devengamiento (primer período de cotización mensual que da derecho al subsidio).

i) Plazo para iniciar el pago al empleador y enterar el subsidio en la Administradora.

j) Modalidad de pago al empleador.

En caso de denegar el beneficio deberá además indicar:

k) Identificación de los trabajadores sin derecho al subsidio detallando para cada trabajador:

i. Cédula nacional de identidad.}

ii. Nombre completo (nombres y apellidos).

l) Detalle de los fundamentos que se tuvieron para el rechazo.

9. En caso de resoluciones masivas los datos antes indicados deberán formar parte de una nómina que será parte integrante de la resolución.

10. El IPS deberá actualizar el Sistema de Información de Datos Previsionales con la información que mensualmente proporcionen las Administradoras, el número de cotizaciones mensuales que dan derecho a percibir el subsidio y que será informado en la resolución. Si con posterioridad a la emisión de la resolución, existe un cambio en el número de dichas cotizaciones, producto de recuperación de cotizaciones anteriores a la fecha de emisión de la resolución, el IPS notificará este cambio al o los beneficiarios por escrito mediante correo certificado o a través de medios electrónicos, dentro de los 5 días hábiles siguientes de la fecha en que el IPS tomó conocimiento de este cambio.

Notificación

11. Las resoluciones emitidas por el IPS, sean éstas masivas o individuales, para el otorgamiento o rechazo de los subsidios solicitados serán notificadas a los beneficiarios (empleador y trabajador) mediante correo certificado en un plazo máximo de 5 días hábiles, contado desde la fecha de su emisión. Adicionalmente, el IPS, a requerimiento del solicitante o beneficiario del subsidio, podrá notificar a través de medios electrónicos.

12. Cualquiera sea la forma de emisión de la resolución que se notifique, deberá indicarse que ésta se encuentra a disposición del interesado en cualquier CAPRI, sucursal o Centro de Atención del IPS.

13. La notificación de la dictación de la resolución deberá señalar al menos:

a) Número de la resolución.

b) Subsidio que concede (a la contratación o a la cotización).

c) Fecha de devengamiento (primer período de remuneración que da derecho al subsidio).

d) Plazo para iniciar el pago al empleador o enterar el subsidio en la Administradora, según corresponda.

e) En el caso del empleador modalidad de pago.

f) En el caso del empleador, identificación de los trabajadores con derecho al subsidio detallando para cada trabajador:

i. Cédula nacional de identidad.

ii. Nombre completo (nombres y apellidos).

iii. Cantidad de períodos de cotizaciones mensuales que dan derecho a percibir el subsidio y que restan para completar las veinticuatro cotizaciones continuas o discontinuas en el Sistema de Pensiones del D.L. N° 3.500, de 1980.

g) En caso de denegarse el beneficio, indicar la causal. Si se trata de un empleador, identificar a los trabajadores sin derecho al subsidio detallando para cada uno de ellos:

i. Cédula nacional de identidad.

ii. Nombre completo (nombres y apellidos).

Requerimiento de información a las Instituciones del ámbito previsional

14. Una vez emitidas las resoluciones que aceptan las solicitudes de subsidio, el IPS deberá establecer procedimientos administrativos y operativos que permitan comprobar el pago de las respectivas cotizaciones de seguridad social de los trabajadores que cumplen con los requisitos básicos establecidos en número 10 del Capítulo IV del presente Título. También deberá implementar mecanismos de consulta y de respuesta con las instituciones del ámbito previsional que permitan comprobar dicho pago.

15. Para efectos de lo dispuesto en este Título se consideran dentro del ámbito previsional las instituciones que a continuación se detallan:

a) Administradoras de Fondos de Pensiones (AFP).

b) Fondo Nacional de Salud (FONASA).

c) Mutualidades de Empleadores.

d) Instituciones que prestan el servicio para la recepción de las declaraciones y la recaudación de las cotizaciones, depósitos y aportes (Instituciones Bancarias, Cajas de Compensación de Asignación Familiar, otras instituciones autorizadas por esta Superintendencia).

e) Empresas Administradoras del Sitio Web que presta el servicio de declaración y pago de cotizaciones, depósitos y aportes, por medios electrónicos o por una combinación de éstos con los medios tradicionales.

16. El IPS en conjunto con las instituciones del ámbito previsional deberán definir las características tecnológicas y las especificaciones técnicas, tanto de los medios de transmisión como de los archivos computacionales que se transmitirán entre el IPS y dichas instituciones, de manera de proporcionar la información y antecedentes necesarios para la recepción y tramitación de las solicitudes de subsidio, el otorgamiento y el pago de este beneficio por parte del IPS. Estas definiciones deberán garantizar que el IPS disponga de dicha información en forma correcta y oportuna.

17. El IPS requerirá mensualmente a las Administradoras respecto de las personas que tengan entre 18 años y 35 años de edad, que informen el número de cotizaciones mensuales como trabajador dependiente que registren en el Sistema de Pensiones del D.L. N° 3.500, de 1980. Para esto el IPS de común acuerdo con las Administradoras establecerán la forma, el medio en que se transmitirán la información mínima definida en el Anexo N° 2 del presente Título y el universo de personas que se considerarán en la consulta de acuerdo a las condiciones señalada en dicho Anexo. Las Administradoras deberán responder a este requerimiento en la misma oportunidad en que se entrega la información referida a los pagos de las cotizaciones señaladas en el número 21 del presente Capítulo.

Nota de actualización: Este número fue modificado por la Norma de Carácter General Nº 85, de fecha 20 de junio de 2013.

18. Para efectos de determinar el número de cotizaciones registradas por el trabajador en el Sistema de Pensiones establecido en el D.L. N° 3.500, de 1980, las Administradoras contabilizarán las cotizaciones mensuales, de acuerdo a lo definido en el número 10 del Capítulo III del presente Título, registradas cronológicamente en la cuenta de capitalización individual de cotizaciones obligatorias de acuerdo a la fecha en que se imputó la respectiva cotización mensual.

19. Para la verificación del pago de las cotizaciones de seguridad social que permiten autorizar o no la entrega de los recursos correspondientes a los subsidios, el IPS y las respectivas instituciones del ámbito previsional establecerán de común acuerdo el procedimiento para la entrega de la información cuyos contenidos mínimos se definen en el Anexo N° 2 del presente Título.

20. Una vez recibida la respuesta desde las instituciones del ámbito previsional, el IPS deberá procesar los datos para determinar si procede o no el pago del subsidio y el monto de éste, cuando corresponda.

21. El IPS deberá consultar el día 15 o hábil siguiente de cada mes a las instituciones del ámbito previsional la información referida al pago de las cotizaciones de seguridad social sólo de los trabajadores asociados a las solicitudes de subsidios y que tienen derecho al respectivo beneficio, esto es, de aquellos que cumplen los requisitos básicos establecidos en el número 10 del Capítulo IV del presente Título. Se consultará también por los medios utilizados por el empleador para los pagos de dichas cotizaciones (electrónicos o manuales). Además en caso que las cotizaciones no hayan sido pagadas deberá consultarse si éstas fueron declaradas.

22. Las Administradoras están obligadas a responder a más tardar el día 25 o hábil siguiente del mismo mes en que el IPS efectúa la consulta indicada en el número anterior. Respecto de las restantes instituciones del ámbito previsional, el plazo para responder al IPS estará sujeto al que establezca el Organismo Fiscalizador correspondiente.

23. La respuesta que deben entregar las instituciones del ámbito previsional a la consulta sobre la información de las cotizaciones de seguridad social tanto de las que se pagaron como de aquéllas que sólo se declararon, deberá ser proporcionada de la siguiente forma:

a) Las cotizaciones pagadas y las sólo declaradas a través de medios electrónicos, registradas en la cuenta de capitalización individual del trabajador, según corresponda.

b) Las cotizaciones pagadas y las sólo declaradas a través de medios distintos a los electrónicos, registradas en la cuenta de capitalización individual del trabajador, según corresponda.

c) En el caso de las Administradoras, además deberán proporcionar el número de cotizaciones mensuales como dependientes que registren los trabajadores en el Sistema de Pensiones del DL N° 3.500, de 1980, incluido el período de cotización consultado y la cédula nacional de identidad o el rol único tributario del empleador, según corresponda, que pagó o declaró las respectivas cotizaciones de seguridad social.

Nota de actualización: Esta letra fue modificada por la Norma de Carácter General Nº 85, de fecha 20 de junio de 2013.

d) Para aquellos trabajadores consultados que registren una remuneración imponible cotizada superior a 2 veces un ingreso mínimo mensual las Administradoras sólo informarán los datos necesarios señalados en el Anexo N° 2 del presente Título. Los restantes datos deberán informarse en blanco o con ceros (0), según corresponda.

24. El IPS deberá implementar procedimientos que permitan un adecuado control y supervisión de la información que proporcionen las instituciones del ámbito previsional involucradas en la verificación del pago de las cotizaciones de seguridad social, con el fin que dichas entidades cumplan con la entrega de la información en los plazos y forma establecidos para ello.