Compendio de Normas del Sistema de Pensiones

1. Los subsidios se comenzarán a pagar dentro de los 60 días de emitida la respectiva resolución que acredita el derecho a percibir el beneficio por haberse cumplido los requisitos exigidos en la Ley y el Reglamento.

2. Los sucesivos pagos de los subsidios se deben realizar una vez acreditado el pago de las respectivas cotizaciones de seguridad social y el cumplimiento de los restantes requisitos exigidos por la Ley y el Reglamento.

3. El IPS deberá poner a disposición de los empleadores los recursos correspondientes al subsidio a la contratación a través de los medios de pago que a continuación se detallan:

a) Mediante una transferencia electrónica de fondos a la cuenta corriente o cuenta vista bancaria que designe el empleador.

b) Mediante un depósito en la cuenta corriente o cuenta vista bancaria que designe el empleador.

c) Mediante la emisión de una orden de pago o de un vale vista a nombre o razón social del empleador, el cual podrá ser enviado por correo certificado o puesto a disposición para su retiro en el CAPRI, sucursal o Centro de Atención del IPS más cercana a su domicilio.

d) Mediante otras modalidades de pago determinadas por el IPS, distintas a las señaladas en las letras anteriores, previa autorización de la Superintendencia.

4. Aquellos empleadores que optaron por la alternativa de la letra c) del número anterior y que por alguna razón no pudieron hacer efectivo el cobro del documento, ya sea porque haya caducado o expirado, se haya extraviado, haya sido hurtado o robado, por no dar aviso oportuno del cambio de razón social y se extienda en forma errónea producto de los datos entregados por el empleador, etc., deberá concurrir al IPS a objeto de revalidar el documento, emitir uno nuevo o realizar las correspondientes gestiones de manera de lograr el pago del subsidio. Los gastos en que eventualmente pueda incurrir el IPS para materializar el pago, en estos casos, serán de cargo del empleador, los cuales podrán ser cobrados o rebajados del pago o de los futuros pagos, según lo establezca el mismo IPS.

5. Para hacer efectivo el pago del subsidio a la contratación, el IPS deberá comprobar que el empleador se encuentra al día en el pago de las cotizaciones previsionales establecidas en el Título III del D.L. N° 3.500, de 1980, para todos sus trabajadores. En caso que el empleador no haya dado cumplimiento a la obligación antes descrita, el IPS se atendrá al procedimiento establecido en el número 6 del Capítulo III del presente Título. Para tales efectos se considerará sólo la deuda previsional del empleador con una antigüedad máxima de 24 meses de acuerdo a lo definido en el mismo número 6 antes señalado.

6. Para dar cumplimiento a lo señalado en el número anterior el IPS requerirá a las Administradoras la información necesaria que permita establecer si los empleadores beneficiados con el subsidio a la contratación registran o no una deuda previsional (cotizaciones declaradas y no pagadas y aquellas declaradas y no pagadas determinadas automáticamente por la Administradora). El IPS y las Administradoras establecerán de común acuerdo el procedimiento para la transmisión de la información, cuyos contenidos mínimos están definidos en el Anexo N° 2 del presente Título.

7. El IPS deberá enterar los recursos correspondientes al subsidio a la cotización en las cuentas corrientes bancarias de recaudación del Fondo Tipo C de las Administradoras donde se encuentren afiliados los trabajadores, con el objeto que éstas puedan acreditarlos en las cuentas de capitalización individual de cotizaciones obligatorias de los respectivos trabajadores afiliados. Para tales efectos, las Administradoras deberán informar al IPS la cuenta corriente bancaria de recaudación en la cual se debe hacer la transferencia electrónica o el depósito de dichos recursos.

8. Además de lo señalado en el número anterior, el IPS deberá entregar a las Administradoras conjuntamente con los recursos transferidos o depositados, la información detallada que individualice a los trabajadores asociados a dichos recursos. Para tales efectos, el IPS y las Administradoras deberán definir de mutuo acuerdo la forma y el medio en que se transmitirá esta información, garantizando que ésta llegue en forma correcta y oportuna a las Administradoras, con el objeto de que exista plena coincidencia entre los montos por subsidio a la cotización ingresados a las cuentas de capitalización individual de cotizaciones obligatorias con los recursos abonados en las cuentas corrientes bancarias de recaudación. La información que deberá remitir el IPS a las Administradoras considerará los datos mínimos definidos en el Anexo N° 2 del presente Título.

9. El plazo que dispone el IPS para hacer efectivo el pago del subsidio a la contratación y el ingreso de los recursos del subsidio a la cotización en las respectivas Administradoras, será el siguiente:

a) Aquellos empleadores que paguen, dentro del plazo legal, la totalidad de las respectivas cotizaciones de seguridad social a través de medios electrónicos (modalidad Sistema Electrónico o Sistema Mixto) de todos los trabajadores beneficiados con el subsidio, tendrán a disposición los recursos por el subsidio a la contratación a más tardar el día 25 o hábil siguiente del mes siguiente al de pago de dichas cotizaciones. A su vez, en este mismo plazo se ingresarán los recursos por subsidio a la cotización a la respectiva Administradora. Cuando la totalidad de las cotizaciones de seguridad social de todos los trabajadores beneficiados con el subsidio sólo se declaren, utilizando estos mismos medios, el subsidio a la cotización se ingresará a más tardar el día 25 o hábil siguiente del mes siguiente al de la declaración de dichas cotizaciones.

Nota de actualización: Esta letra fue modificada por la Norma de Carácter General N° 219, de fecha 28 de marzo de 2018.

b) Cuando los empleadores paguen fuera del plazo legal y a través de medios electrónicos (modalidad Sistema Electrónico o Sistema Mixto) la totalidad de las cotizaciones de seguridad social de todos los trabajadores beneficiados con el subsidio, sin haberlas declarado previamente, los recursos por subsidio a la cotización ingresarán a la respectiva Administradora a más tardar el día 5 o hábil siguiente del mes subsiguiente al de pago de dichas cotizaciones.

c) Cuando la totalidad o parte de las cotizaciones de seguridad social de aquellos trabajadores beneficiados con el subsidio son enteradas dentro del plazo legal por los empleadores a través de medios distintos a los electrónicos (formularios de planillas de pago), el IPS pondrá a disposición los recursos del subsidio a la contratación y a la cotización a más tardar el último día hábil del mes subsiguiente al de pago de dichas cotizaciones. Cuando los empleadores sólo declaran la totalidad o parte de las cotizaciones de aquellos trabajadores beneficiados con el subsidio, utilizando medios distintos a los electrónicos, los recursos por el subsidio a la cotización ingresarán a la respectiva Administradora a más tardar el último día hábil del mes subsiguiente al de la declaración de dichas cotizaciones.

d) Cuando los empleadores paguen fuera del plazo legal y a través de medios distintos a los electrónicos la totalidad o parte de las cotizaciones de seguridad social de aquellos trabajadores beneficiados con el subsidio, sin haber efectuado previamente la declaración de dichas cotizaciones, los recursos por subsidio a la cotización ingresarán a la respectiva Administradora dentro de los 90 días siguientes a la fecha del pago de dichas cotizaciones.

e) En el mismo plazo señalado en la letra anterior los recursos por subsidio a la cotización se ingresarán a la respectiva Administradora, cuando las cotizaciones sean determinadas a través de las siguientes alternativas:

i. Un acta de fiscalización de la Dirección del Trabajo en cuyo caso el plazo comienza a regir desde la fecha de recepción del acta por parte de la Administradora.

ii. Cuando un empleador reconozca la deuda previsional no declarada dentro del plazo legal. El plazo para ingresar los recursos por subsidio a la cotización comienza a regir desde la fecha de reconocimiento de la deuda en la Administradora.

iii. Cuando existe sentencia ejecutoriada de un juicio de cobranza de cotizaciones previsionales producto de una Declaración y no pago automática (DNPA) o de una demanda ante los juzgados correspondientes de acuerdo a lo establecido en el artículo 4° de la Ley Nº 17.322, en cuyo caso el plazo comienza a regir desde la fecha ejecutoria de la sentencia.

10. El IPS deberá establecer los procedimientos administrativos y financieros con el objeto de disponer de los recursos necesarios para el correcto y oportuno pago de los respectivos subsidios, en la forma y plazos establecidos en el presente Título.

11. El IPS deberá poner a disposición de los empleadores y de los trabajadores, cuando éstos lo requieran, el detalle de toda la información referida a los recursos por subsidios entregados de acuerdo a la modalidad de pago seleccionada o la fecha en que se enteraron en las cuentas corrientes de recaudación del Fondo de Pensiones Tipo C, según corresponda, de manera que éstos tomen pleno conocimiento de los respectivos pagos.

Suspensión y extinción del subsidio

12. La suspensión del pago de un subsidio está referida al no pago del beneficio (a la contratación y/o a la cotización) por el o los períodos de cotizaciones mensuales, afectadas por una determinada situación la cual origina dicha suspensión y que no fue posible su aclaración. En este caso el trabajador y/o el empleador no pierden el derecho a recibir el subsidio para los períodos siguientes, si no se ha constatado una causal de extinción del beneficio.

13. La extinción de un subsidio está referida a la pérdida en carácter permanente del derecho del beneficiario al respectivo subsidio (a la contratación y/o a la cotización) debido a que se ha dejado de cumplir uno o más requisitos exigidos en la Ley y en el Reglamento para tener derecho al subsidio, de conformidad a lo dispuesto en el número 15 siguiente.

14. Se suspenderá temporalmente el pago del respectivo subsidio en los siguientes casos:

a) Cuando para un determinado período de cotización mensual, el IPS no pudo constatar la existencia de pago o de declaración de las cotizaciones de seguridad social. En este caso el IPS deberá notificar por escrito mediante correo certificado o a través de medios electrónicos, tanto al empleador como a los respectivos trabajadores, de las razones que tuvo para no autorizar el pago de los subsidios y que deben hacer para acreditar el pago o la declaración de las cotizaciones. Además deberá indicar el plazo que disponen para impugnar la decisión del IPS, plazo que no podrá ser inferior a 5 días hábiles. En aquellos casos en que se aporten antecedentes del pago o de la declaración de las respectivas cotizaciones o de las razones para no pagarlas o declararlas, el IPS procederá a procesar la nueva información o a la suspensión de ambos subsidios por el período de cotización mensual no verificado.

b) Cuando para un determinado período de cotización mensual, el IPS verifica que el pago de las cotizaciones de seguridad social asociadas al pago del subsidio se realizó fuera del plazo legal o que éstas sólo fueron declaradas. En este caso la suspensión sólo afecta al pago del subsidio a la contratación (empleador) y sólo por ese período de cotización mensual.

c) Cuando para un determinado período de cotización mensual, el IPS verifica que el conjunto de las remuneraciones del respectivo trabajador supera el límite máximo señalado en la Ley. En este caso la suspensión afecta a ambos subsidios por el período que supera el límite.

d) Cuando un empleador ponga término a la relación laboral con un trabajador, el pago del subsidio a la cotización queda suspendido hasta que éste reinicie una nueva relación laboral con el mismo u otro empleador y al cumplimiento de los restantes requisitos exigidos por la Ley y el Reglamento para el otorgamiento y pago del subsidio a la cotización. El efecto de esta situación sobre el subsidio a contratación está establecido en el número 15 siguiente.

e) Cuando transcurrido el número de meses señalados en el número 6 del Capítulo III del presente Título, el empleador no se encuentre al día en el pago de las cotizaciones previsionales establecidas en el Título III del DL N° 3.500, de 1980, de acuerdo a lo indicado en el número 6 antes citado. En este caso el pago del subsidio a la contratación queda suspendido hasta que las Administradoras informen que el empleador está al día en dichos pagos o este último lo haya acreditado ante el IPS. Una vez acreditado estar al día en el pago de las cotizaciones establecidas en el Título III del D.L. N° 3.500 se cursará el pago del subsidio a la contratación de los meses suspendidos sólo respecto de aquellas solicitudes que se encuentren vigentes al momento de dicha acreditación. El subsidio a la cotización no es afectado por esta suspensión.

f) En el caso que para verificar el cumplimiento de los requisitos establecidos en la Ley para percibir el subsidio, el IPS haya requerido información pertinente al solicitante (empleador o trabajador) y éste no la haya proporcionado dentro del plazo otorgado para ello o que la entregada no permite verificar el cumplimiento de los requisitos, se suspende el pago de los subsidios involucrados hasta obtener la correspondiente verificación de los requisitos.

15. Se extingue el derecho al subsidio a la contratación y/o a la cotización respecto de cada trabajador en los siguientes casos:

a) Cuando el trabajador beneficiario cumple 36 años de edad. En este caso la extinción del derecho a percibir el beneficio operará desde el mes siguiente al cumplimiento de dicha edad.

b) Cuando un trabajador supere el número máximo de 24 cotizaciones mensuales como dependiente, continuas o discontinuas, en el Sistema de Pensiones establecido en el DL N° 3.500, de 1980, para tener derecho al subsidio.

Nota de actualización: Esta letra fue modificada por la Norma de Carácter General Nº 85, de fecha 20 de junio de 2013.

c) En aquellos casos que la causal de término de una relación laboral sea la establecida en el N° 3 del artículo 159 del Código del Trabajo (muerte del trabajador).

d) Cuando un empleador comunica el término de una relación laboral. En este caso se extingue el subsidio a la contratación. El efecto sobre el subsidio a la cotización se establece en la letra d) del número 14 anterior.

Control de los subsidios

16. El IPS, en cualquier etapa del proceso de otorgamiento o del pago de los subsidios, podrá requerir información pertinente a objeto de verificar el cumplimiento de los requisitos exigidos por la Ley y el Reglamento, requerimiento que deberá ser notificado al solicitante (empleador y/o trabajador) por escrito mediante correo certificado o a través de medios electrónicos, si así lo hubiese indicado el solicitante. En la notificación se deberá señalar el detalle de la información o documentación requerida y el plazo que dispone para entregarla, plazo que no podrá ser inferior a 5 días hábiles.

17. En la notificación que se envíe al solicitante se deberá dejar claramente establecido que transcurrido el plazo otorgado para la entrega de información o antecedentes y de no existir una manifestación formal, ya sea entregando la documentación o datos solicitados o una explicación que aclara la situación notificada, el IPS suspenderá el pago del subsidio.

18. El IPS deberá establecer procedimientos permanentes de control con el objeto de cumplir con una administración eficiente en la tramitación, otorgamiento y pagos de los subsidios.

19. El IPS deberá periódicamente actualizar sus Sistemas de Información con los datos que proporcionen los empleadores, los trabajadores y las instituciones del ámbito previsional, efectuando los análisis que procedan a objeto de realizar las correcciones necesarias para evitar pagos indebidos de subsidio.

20. El día 15 de cada mes o hábil siguiente el IPS deberá enviar a esta Superintendencia un informe resumido denominado Informe de Gestión del Subsidio de Trabajadores Jóvenes, cuya información estará referida a todas las operaciones relacionadas con el subsidio registradas en los sistemas de información del IPS en el mes anterior a su emisión. La información mínima que deberá contener este informe será la siguiente:

a) Total de solicitudes recibidas en el mes, separadas por el tipo de solicitante (empleador, trabajador, Administradora en calidad de mandante u otro mandante).

b) Total de solicitudes aceptadas y rechazadas mediante resolución emitida en el mes desglosadas por mes al que corresponde la solicitud y separadas por el tipo de solicitante (empleador, trabajador o Administradora en calidad de mandante).

c) Total de solicitudes en trámite desglosadas por mes al que corresponde la solicitud y separadas por el tipo de solicitante (empleador, trabajador o Administradora en calidad de mandante).

d) Cantidad y monto en pesos del total de subsidios pagados en el mes. A su vez se deberá presentar por separado los subtotales por tipo de subsidio, esto es, Subsidios a la Contratación y Subsidio a la Cotización.

e) Cantidad y monto en pesos del total de subsidios suspendidos en el mes. A su vez se deberá presentar por separado los subtotales por tipo de subsidio, esto es, Subsidios a la Contratación y Subsidio a la Cotización.

f) Cantidad y monto en pesos del total de subsidios extinguidos en el mes. A su vez se deberá presentar por separado los subtotales por tipo de subsidio, esto es, Subsidios a la Contratación y Subsidio a la Cotización.

g) Cantidad y monto en pesos del total de pagos de subsidios detectados que corresponden a beneficios percibidos indebidamente, indicando además aquellos casos en que se obtuvieron beneficios proporcionando, declarando o entregando a sabiendas datos o antecedentes falsos, incompletos o erróneos, de acuerdo a lo señalado en el artículo 84 de la Ley.

h) Para cada uno de los totales incluidos en este informe el IPS deberá mantener la información detallada de cada cifra que forma parte del respectivo total, además de la correspondiente documentación de respaldo todo lo cual deberá estar disponible a requerimiento de esta Superintendencia.

i) Un detalle de las sumas percibidas indebidamente por los beneficiarios o infractores, detectadas en el mes anterior al informe y un detalle de las sumas restituidas o devueltas al IPS con sus respectivos reajustes e intereses cuando corresponda. La información deberá individualizar a cada beneficiario o infractor y el monto en pesos de la suma percibida indebidamente o restituida, según corresponda.

Comunicación a los empleadores de los subsidios pagados

21. El IPS deberá enviar un informe anual denominado Informe Anual de Subsidios a la Contratación Pagados por el IPS a todos empleadores que durante un año calendario percibieron este beneficio. Este informe será de diseño libre y deberá contener a lo menos la siguiente información:

a) Nombre completo (nombres y apellidos) o razón social del empleador.

b) Cédula nacional de identidad o rol único tributario del empleador, según corresponda.

c) Un detalle de los subsidios pagados con los siguientes datos:

i. Fecha de pago del subsidio.

ii. Número total de subsidios pagados indicando aquellos que se pagaron el 100% y aquellos que se aplicó proporcionalidad.

iii. Monto total en pesos correspondiente a la cantidad de subsidios pagados

El IPS podrá agregar en este informe cualquier tipo de información que estime pertinente deba conocer el empleador.

22. El IPS deberá enviar el informe señalado en el número anterior al empleador a más tardar el 31 de marzo de cada año con la información referida a los pagos recibidos por éste durante el año calendario anterior. El envío se efectuará mediante correo certificado a la dirección del empleador o por correo electrónico como documento adjunto, en este último caso si así lo hubiese solicitado el empleador.

23. El IPS podrá poner a disposición de los empleadores que así lo requieran el informe denominado Informe Anual de Subsidios a la Contratación Pagados por el IPS a través de su Sitio Web para que éstos accedan a él mediante una clave secreta de seguridad. En estos casos el IPS no estará obligado al envío de dicho informe siempre y cuando el empleador haya solicitado esta información a través del Sitio.