Compendio de Normas del Sistema de Pensiones

1. La bonificación por cada hijo nacido vivo deberá ser solicitada ante el IPS a partir del día en que la beneficiaria cumple los 65 años de edad, a través de la suscripción del formulario que para estos efectos defina el IPS, el que deberá contener a lo menos la información que se señala en el Anexo Nº I, Ítemes Mínimos a considerar en el Formulario de Solicitud, del presente Título VII.

En todo caso las solicitudes de bonificación de madres biológicas respecto de hijos entregados en adopción deberán tramitarse reservadamente. Para ello el IPS requerirá a la Dirección del Registro Civil e Identificación que proporcione información solamente respecto del número de hijos nacidos vivos de la madre requirente y sus respectivas fechas de nacimiento, en ningún caso se podrá requerir la identificación de los hijos.

Nota de actualización: Este número fue reemplazado por la Norma de Carácter General Nº 304, de fecha 29 de diciembre de 2022.

2. Para que se pueda acoger a trámite la solicitud de bonificación, quien invoque la calidad de beneficiaria, deberá exhibir su cédula de identidad vigente. Con todo, aquellas solicitantes que presenten una cédula de identidad vencida, podrán iniciar el trámite quedando la solicitud pendiente hasta que regularicen el documento. En tal caso, la vigencia de la cédula de identidad no podrá extenderse por más del tiempo que, aquel eventualmente autorice el Registro Civil, de acuerdo con los respectivos Decretos del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos, que así lo autoricen. Igualmente, deberá validar que la cédula no se encuentre bloqueada.

Nota de actualización: Este párrafo fue reemplazado por la Norma de Carácter General Nº 172, de fecha 8 de abril de 2016. Posteriormente este párrafo fue modificado por la Norma de Carácter General Nº 304, de fecha 29 de diciembre de 2022.

El IPS también podrá acoger a trámite solicitudes de bonificación presentadas por quien represente debidamente a la solicitante, en virtud de un mandato especial otorgado para estos efectos, de acuerdo a lo dispuesto en los números 24 al 28 siguientes.

Nota de Actualización: Este párrafo fue modificado por la Norma de Carácter General Nº 304, de fecha 29 de diciembre de 2022.

3. La bonificación podrá ser solicitada conjuntamente con una solicitud de PGU.

Nota de Actualización: Este número fue reemplazado por la Norma de Carácter General Nº 304, de fecha 29 de diciembre de 2022.

4. Los CAPRI, las sucursales y los Centros de Atención del IPS, habilitadas en todo el país, serán los encargados de recibir las solicitudes de bonificación que presenten las beneficiarias o quien las represente. El IPS también podrá enviar funcionarios para que recepcionen solicitudes en los domicilios cuando la solicitante tenga algún impedimento para desplazarse. Asimismo, las agencias de Administradoras de Fondos de Pensiones, deberán recibir las respectivas solicitudes en el caso de sus afiliadas.

5. El IPS y las Administradoras de Fondos de Pensiones deberán contar con un Sistema de Información que garantice una rápida atención de las solicitantes y el adecuado control del ingreso de las respectivas solicitudes, permitiendo a lo menos registrar en forma inmediata el ingreso de la solicitud. El IPS y las Administradoras de Fondos de Pensiones deberán proporcionar la información que disponga en el Sistema de Información de Datos Previsionales respecto de los hijos nacidos vivos asociados a la beneficiaria. La aceptación de los hijos por parte de la beneficiaria incluidos en base a la información proporcionada por el IPS o por las Administradoras de Fondos de Pensiones deberá quedar registrada por escrito en la misma solicitud, a menos que se trate de una madre biológica de hijos entregados en adopción en cuyo caso sólo se señalará el número de hijos. Cuando el Sistema de Información de Datos Previsionales tenga discrepancias respecto de la información aportada por la solicitante en relación a los hijos, el IPS o las Administradoras de Fondos de Pensiones deberán completar y suscribir, junto con la solicitud de bonificación, el formulario "Formulario IPS para validación calidad de hijo ante el Servicio de Registro Civil e Identificación", en relación a los antecedentes de los hijos por los cuales existe tal discrepancia, debiendo posteriormente el IPS aclararla con los organismos competentes. El IPS pondrá a disposición de los distintos canales de atención el citado formulario.

Nota de actualización: Este número fue modificado por la Norma de Carácter General Nº 9, de fecha 13 de junio de 2011.

6. La entidad en la que se suscribe la solicitud de bonificación y el "Formulario IPS para validación calidad de hijo ante el Servicio de Registro Civil e Identificación", deberá mantener respaldo de ellos y entregar copia a la solicitante o a quien debidamente la represente.

Nota de actualización: Este número fue modificado por la Norma de Carácter General Nº 9, de fecha 13 de junio de 2011.

7. Adicionalmente, el IPS podrá habilitar otros medios para el ingreso o recepción de las respectivas solicitudes, entre las cuales se pueden señalar el Sitio Web del IPS, de acuerdo con lo normado en los números 8 al 14 siguientes, u otras alternativas que dicho Instituto pueda implementar previa autorización de esta Superintendencia. En estos casos el IPS deberá implementar las medidas de seguridad necesarias que garanticen la identidad del solicitante, proporcionándole además un comprobante o una copia de la correspondiente solicitud.

Nota de actualización: Este número fue modificado por la Norma de Carácter General Nº 304, de fecha 29 de diciembre de 2022.

8. El IPS y las AFP podrán utilizar medios electrónicos para disponer de los formularios de solicitud del beneficio Bono por Hijo y para la recepción de la aludida solicitud. El citado sitio web, deberá estar disponible las 24 horas del día, los siete días de la semana, con excepción de las interrupciones que por razones técnicas justificadas o de fuerza mayor puedan afectar tal disponibilidad. Además, deberán implementar metodologías para la administración eficiente de filas de espera.

9. El diseño del sitio debe considerar pautas de accesibilidad, que permitan a las usuarias en situación de discapacidad interactuar con este canal de atención y resolver sus necesidades de servicio.

10. El IPS y las AFP deberán adoptar las medidas necesarias tendientes a evitar el riesgo de ingreso de personas no autorizadas a la información de sus bases de datos o sistemas de soporte de las operaciones que se realicen a través del sitio web o plataformas digitales e implementar mecanismos que permitan verificar y que garanticen la identidad de la solicitante al suscribir la solicitud electrónica, debiendo dejar respaldos auditables de dicha verificación. Además, deberán asegurar que cualquier transacción o comunicación a través del sitio web se efectúe en forma segura, íntegra y confidencial. Para ello, el primer dato a requerir para el llenado de la solicitud, debe ser el número de cédula de identidad de la solicitante, con el cual el IPS o la AFP deberán verificar en línea la calidad de tal, no permitiendo continuar el ingreso de datos de no validarse correctamente dicha calidad.

11. La serie o número de documento asociado a la cédula de identidad de la solicitante, deberá ser validada dentro de los tres días hábiles siguientes a la presentación de la solicitud de la bonificación por el IPS o la AFP con el Registro Civil o con algún proveedor que preste este servicio en el caso de las AFP.

12. El formulario para solicitar el beneficio del Bono por Hijo, disponible a través del sitio web del IPS y de las AFP o en una página web especialmente habilitada para estos efectos, deberán contener a lo menos la información señalada en el Anexo N° I, Ítemes Mínimos a considerar en el Formulario de Solicitud, del presente Título VII.

13. El IPS y las AFP deberán proporcionar la información acerca del estado o etapa de la tramitación de los requerimientos formulados por las personas, que permitan conocer en forma permanente si éstos han sido recibidos o se encuentran pendientes.

14. Para las personas que no posean dirección de correo electrónico, el IPS y las AFP deberán implementar, a través de su sitio web, algún mecanismo de mensajería que permita entregarles información o que aquellas puedan recibir las comunicaciones a través de un medio distinto al correo electrónico.

Nota de actualización: Los números 8 al 14 fueron incorporados por la Norma de Carácter General Nº 304, de fecha 29 de diciembre de 2022.

15. Las solicitudes deberán contener una numeración única, la que permita su control y posterior ingreso a los sistemas de información. Todas las solicitudes realizadas durante el día deben ser cursadas dentro de los plazos que para tales operaciones se establecen en la normativa vigente.

Nota de actualización: Este número fue modificado por la Norma de Carácter General Nº 304, de fecha 29 de diciembre de 2022.

16. El IPS y las AFP deberán tener sistemas de contingencia que les permitan recepcionar solicitudes de bonificación en situaciones de no conectividad o en que los Sistemas de Información no puedan ejecutarse. Para ello deberán poner a disposición del solicitante formularios de solicitudes en papel, los cuales deberán contener la misma información que se exige para los formularios electrónicos. Las solicitudes que se reciban en forma manual deberán ingresarse al Sistema una vez que éstos estén operativos.

17. Mientras una solicitud se encuentre pendiente, no se admitirá otra respecto de la misma beneficiaria. Con todo, una vez resuelta la primera, cada nueva solicitud respecto de una misma beneficiaria será agregada al expediente original a que se refiere el número 29 siguiente y en ningún caso podrá otorgársele más de una bonificación por cada hijo a una misma beneficiaria.

Nota de actualización: Este número fue modificado por la Norma de Carácter General Nº 304, de fecha 29 de diciembre de 2022.

18. El IPS y las AFP deberán contar con información que permita orientar a las solicitantes o potenciales beneficiarias respecto de su derecho a la bonificación, los requisitos para invocarla, las sanciones en caso de percibir indebidamente este beneficio y los antecedentes respecto de su tramitación, otorgamiento y pago, según sea el caso.

19. Las solicitudes que se hayan acogido a tramitación deberán ingresarse al Sistema de Información de Datos Previsionales. En el caso de las solicitudes que no se acojan a tramitación el IPS o la AFP deberán proporcionar a la solicitante un documento en el que se le indique la o las causales por las que su solicitud no puede ser acogida a tramitación, indicando específicamente el o los requisitos que no cumple.

20. Sin perjuicio de toda la información que el IPS y las AFP pongan a disposición de las solicitantes, de manera que éstas se informen adecuada y oportunamente acerca de los requisitos, plazos y de la documentación que deben aportar para requerir el beneficio, al momento de la suscripción de la solicitud tanto el IPS y las AFP deberán informarles, en términos generales, acerca de la tramitación y los procesos a que será sometida la solicitud y que finalmente aquella podrá ser aceptada o rechazada, según corresponda.

Nota de actualización: Este número fue reemplazado por la Norma de Carácter General Nº 304, de fecha 29 de diciembre de 2022.

21. Las Municipalidades con las cuales el IPS tenga suscrito un Convenio para recibir solicitudes de los beneficios del Sistema de Pensiones Solidarias, también podrán recibir solicitudes de bonificación por hijo, sin perjuicio de lo cual el IPS podrá suscribir otros convenios para tales efectos.

22. El IPS podrá celebrar convenios de prestación de servicios con las Compañías de Seguros u otras Entidades para que éstas puedan recepcionar solicitudes de bonificación presentadas por las beneficiarias. Los mencionados convenios deberán ceñirse a las instrucciones contenidas en la norma referida a Celebración de Convenios de Prestación de Servicios por el IPS, de esta Superintendencia. Las Entidades y las Municipalidades deberán cumplir a lo menos con todas las normas y estándares de atención normados para el IPS, en lo que corresponda.

23. Una vez acogida a trámite la Solicitud por el IPS, las AFP, Municipalidades y demás Entidades, el IPS será el encargado de su posterior tramitación.

Mandato

24. La beneficiaria podrá autorizar a un tercero la tramitación de la solicitud de bonificación a que puedan tener derecho, mediante el otorgamiento de un mandato especial otorgado por instrumento privado, suscrito ante Notario Público u Oficial del Registro Civil en aquellos lugares donde no existiera Notaría.

25. El mandato especial se entenderá otorgado para llevar a cabo todas las gestiones tendientes a la obtención de la bonificación que invoca la solicitante, aun cuando no se haga mención expresa de algunas de ellas, incluidas todas las gestiones que deban efectuar para acceder a dicho beneficio. El mandato para cobrar y percibir la bonificación deberá regirse por las normas que regulan los mandatos para cobrar o percibir la correspondiente pensión.

Nota de actualización: Este número fue modificado por la Norma de Carácter General Nº 304, de fecha 29 de diciembre de 2022.

26. El IPS y las demás Entidades deberán efectuar la revisión y visación de los mandatos que se presenten, debiendo aprobarlos o rechazarlos, en este último caso con expresión de causa. Cuando un mandato registre una fecha de otorgamiento superior a los 30 días, sin que se hubiere dado inicio al encargo, al momento de su presentación se exigirá para su admisión que el mandante lo ratifique mediante una declaración jurada simple.

27. Queda prohibido a los mandantes, conferir facultades a los mandatarios que importen una contravención a las normas contenidas en la Ley y su Reglamento. Asimismo, los mandatos no podrán autorizar la delegación de las facultades conferidas al mandatario.

28. La terminación del mandato se regirá por lo dispuesto al efecto en el artículo 2163 del Código Civil.

Expediente

29. El IPS deberá habilitar un expediente, el que deberá contener tanto los formularios suscritos en forma electrónica como manual. Dicho expediente podrá ser electrónico, y en él deberán constar las actuaciones a que de lugar la tramitación de la bonificación y la identificación de las personas que intervengan en ellas. Cuando la bonificación sea solicitada conjuntamente con una PGU el Instituto de Previsión Social podrá formar un único expediente.

Nota de actualización: Este número fue modificado por la Norma de Carácter General Nº 304, de fecha 29 de diciembre de 2022.

30. El IPS determinará la mejor forma de organizar los expedientes y la tecnología más adecuada a utilizar de manera que garantice la existencia de medidas de seguridad para una correcta administración, otorgamiento y pago de las respectivas bonificaciones.

31. Además, el IPS deberá contar con un sistema destinado a la custodia de todos los documentos que constituyan el respaldo legal y administrativo de las bonificaciones requeridas, de aquellas que se otorgaron y pagaron y de las solicitudes rechazadas.

32. El IPS será responsable de que el acceso a los documentos sea expedito con el objeto de responder a los requerimientos y las fiscalizaciones de esta Superintendencia, debiendo desarrollar para ello sistemas de información en medios computacionales, que permitan referenciar mediante punteros lógicos, folios, códigos de barra u otras tecnologías, cualquier formulario o antecedente que esté relacionado con las solicitantes que se encuentren tramitando o percibiendo una bonificación, o de aquellas a las cuales se rechazó una solicitud, o que hubiesen estado percibiendo una bonificación cuyo pago se haya suspendido o extinguido por cualquier motivo.