Libro I, Título III, Letra B Regularización de Cotizaciones Previsionales entre AFP y IPS
Capítulo II. Regularización de Cotizaciones Previsionales entre las Administradoras de Fondos de Pensiones y el Instituto de Previsión Social
Materias asociadas: Administradora de Fondos de Pensiones / Cotización / Instituto de Previsión Social
El procedimiento que deberán seguir las Administradoras y el Instituto de Previsión Social será el siguiente:
1. En el proceso de regularización de rezagos de trabajadores no afiliados establecido en el Capítulo XIII de la Letra A del presente Título sobre Regularización de Rezagos, se incorpora al Instituto de Previsión Social como una nueva entidad previsional para efectos de intercambio de cotizaciones indebidamente pagadas en algún sistema previsional. Para efectos de identificación en los archivos que se intercambiarán el código de dicho Instituto será 1000.
2. Las cotizaciones previsionales que incluirá el IPS en este proceso corresponderán exclusivamente a aquellas de trabajadores que dicho Instituto identifica claramente como no imponentes de algunas de las ex cajas de previsión administradas por el Instituto de Previsión Social.
3. En este proceso el IPS y las Administradoras deberán incluir todas las cotizaciones previsionales rezagadas que se generen a contar del 1 de septiembre del 2009 y aquellas pagadas con anterioridad a esta fecha.
4. Los procedimientos y plazos para este proceso serán los mismos que están establecidos en el Capítulo XIII de la Letra A del presente Título sobre Regularización de Rezagos. En este proceso el IPS debe incluir exclusivamente cotizaciones previsionales de aquellos trabajadores respecto de los cuales el registro cumpla con los siguientes requisitos de carácter copulativo: cédula nacional de identidad con dígito verificador válido, apellido paterno y apellido materno, o bien, cédula nacional de identidad, con dígito verificador válido, apellido paterno y un nombre. Si estos requisitos no se cumplen, la AFP no considerará en la respuesta el registro del trabajador involucrado.
5. El IPS debe realizar las consultas de cotizaciones previsionales mediante el envío del Archivo de Verificación de Afiliación, cuya descripción de registro está en el Anexo N° 8 de la Letra A del presente Título. A su vez, la respuesta deberá realizarla mediante el envío del Archivo de Respuesta de Verificación de Afiliación definido en el Anexo N° 8.A de la Letra A del presente Título.
6. Las AFP y el IPS podrán utilizar nuevos procedimientos y tecnologías de consulta e intercambio de información disponibles que garanticen la seguridad, integridad y confiabilidad de las operaciones realizadas, previa autorización de esta Superintendencia.
7. Para efectos de consultar o de responder a las AFP, el IPS debe verificar la información con sus propios sistemas y determinar si la cotización le pertenece o no a un trabajador imponente de alguna de las ex cajas de previsión. Sólo en caso que los trabajadores no pertenezcan a alguno de los regímenes administrados por el Instituto y estén afiliados al Sistema de Pensiones de Capitalización Individual regido por el D.L. N° 3.500 de 1980, el IPS traspasará la cotización a la AFP correspondiente. A su vez, en caso que las cotizaciones consultadas por las AFP le pertenezcan al IPS las AFP traspasarán las cotizaciones a dicho Instituto.
8. El IPS deberá traspasar las cotizaciones previsionales hacia la AFP que registre vigente la cuenta personal del trabajador involucrado, a través del procedimiento de pago directo de rezagos que se define en el Capítulo XXIX de la Letra A del presente Título, referido a Traspaso de Rezagos, utilizando el código de rezagos descoordinados.
9. El Instituto de Previsión Social deberá completar todos aquellos campos de los archivos que se utilizan en el procedimiento de pago directo para los cuales cuente con la respectiva información, o bien, que sean de su competencia.
10. Las Administradoras y el IPS deberán aplicar los procedimientos establecidos en el Capítulo II del Título VII de este Libro I referidos a cotizaciones equivocadas en el antiguo sistema previsional y cotizaciones equivocadas en el nuevo sistema previsional, según corresponda.
11. Las AFP deberán utilizar el mismo procedimiento y plazo que se define en el Capítulo XXVIII referido a Traspaso de Rezagos de la Letra A del presente Título para efectos de consultar y traspasar rezagos al IPS, de aquellos trabajadores que son imponentes de algún régimen previsional del Antiguo Sistema Previsional administrado por dicho Instituto.