Libro I, Título I, Letra A Afiliación e Incorporación a una Administradora
Capítulo VI. Confrontación de Nuevos Afiliados
Materias asociadas: Afiliación a una A.F.P. / Afiliación Múltiple / Afiliado / Cuenta personal
1. La Administradora adjudicataria tanto para el proceso de afiliación al Sistema Previsional de Capitalización Individual y la incorporación a ésta, como para la consulta a las restantes AFP de las solicitudes de incorporación suscritas, deberá ceñirse a las instrucciones que se imparten en los números siguientes. La referida consulta tiene como objetivo detectar eventuales afiliaciones múltiples y evitar así la creación de cuentas personales irregulares. Para ello deberán utilizarse los archivos cuyo esquema de registro se encuentra en el Sitio Web http://www.spensiones.cl/archivosEntreAFP.
Respecto del Contact Center, la afiliación debe ser asistida por un representante de la AFP adjudicataria.
2. La afiliación, incorporación y consulta a que se refiere el número anterior, deberá efectuarse de acuerdo con el siguiente procedimiento:
a) Autentificación de los trabajadores:
Los trabajadores que se afilien al Sistema de Pensiones de Capitalización Individual y se incorporen a la AFP, deberán contar con su Cédula Nacional de Identidad. En el caso de trabajadores extranjeros que no cuenten con cédula nacional de identidad en Chile, deberán presentar un documento nacional de identidad o pasaporte de su país de origen.
Para la autentificación de los trabajadores en los distintos canales de atención, presenciales y remotos, la AFP deberá establecer un procedimiento de autentificación seguro que le permita validar en línea la identidad del trabajador.
Los mecanismos de identificación implementados deben considerar al menos dos factores de autentificación, integrando en el procedimiento como mínimo lo siguiente:
i. La validación en línea de la Cédula Nacional de Identidad del trabajador con el Servicio de Registro Civil e Identificación, debiendo verificarse si está vigente, no ha sido bloqueada y si la persona está viva. En el caso de trabajadores extranjeros que no cuenten con la Cédula Nacional de Identidad emitida en Chile, la AFP deberá establecer procedimientos que le permitan tener una seguridad razonable de la validez del documento de incorporación, los cuales le deben permitir minimizar igualmente, los riesgos de suplantación de identidad y/o fraude.
ii. La autentificación biométrica del trabajador, estableciendo procedimientos que permitan validar la identificación del trabajador a través de un tercero, como ente certificador confiable. Este mecanismo deberá ser presentado a esta Superintendencia para su evaluación, adjuntando un informe con sus especificaciones técnicas y los análisis de riesgo efectuados por la Administradora encargada de la afiliación.
Alternativamente a la autentificación biométrica, la AFP podrá implementar en los canales de atención remotos la ClaveÚnica emitida por el Servicio de Registro Civil e Identificación como mecanismo de autentificación seguro que permita validar en línea la identidad del trabajador y efectuar la afiliación o incorporación a la AFP adjudicataria. Esta alternativa no requiere de un informe de especificaciones técnicas.
b) Solicitud de Incorporación:
La Administradora deberá poner a disposición a través de sus canales de atención un formulario Solicitud de Incorporación electrónico, que cuente con validaciones en línea de los campos obligatorios, de tal forma de asegurar que no sean omitidos y que permitan la identificación del trabajador y de su empleador, para la correcta creación de las cuentas personales y la notificación del empleador, cuando corresponda.
Los campos que como mínimo debe contener el formulario Solicitud de Incorporación electrónico son:
- La fecha de suscripción.
- La fecha de inicio de labores (trabajadores dependientes nuevos).
- El número de cédula nacional de identidad o documento de identificación (pasaporte o documento nacional de identidad, DNI) en el caso de trabajadores extranjeros, sin cédula nacional de identidad chilena.
- El nombre completo del afiliado (nombres y apellidos).
- Fecha de nacimiento del afiliado.
- Sexo del afiliado.
- El domicilio particular del afiliado.
- Correo electrónico del afiliado (debe contener dos campos para controlar que el ingreso sea correcto).
- Tipo de trabajador o afiliado.
- El nombre o la razón social del empleador (cuando corresponda).
- El número de RUT empleador (cuando corresponda).
- El domicilio del empleador (cuando corresponda).
- Correo electrónico del empleador (cuando corresponda).
- Antecedentes de los beneficiarios: nombres y apellidos, cédula nacional de identidad, relación de parentesco con el afiliado (opcional).
- Selección de Fondo de Pensiones por cada cuenta personal.
c) Consulta de afiliación y rezagos:
Una vez autentificado el trabajador y completada la Solicitud de Incorporación, la Administradora deberá a través de un sistema de información, consultar en línea a todas las AFP del Sistema, sobre su situación de afiliación y sobre la existencia de cotizaciones previsionales rezagadas.
Las Administradoras consultadas deberán informar, también en línea, por cada trabajador consultado, el estado de no afiliado o afiliado, según la información registrada en sus sistemas a la fecha de la consulta. Además, deberán informar sobre la existencia o inexistencia de cotizaciones rezagadas y los períodos involucrados.
Para implementar esta consulta, las Administradoras deberán establecer procedimientos y sistemas, que les permitan en forma coordinada responder en línea los requerimientos de la AFP adjudicataria y con ello, materializar correctamente la incorporación de los trabajadores al Sistema de Pensiones de Capitalización Individual y a dicha AFP.
El sistema de consultas en línea deberá ser implementado garantizando la seguridad, integridad y confiabilidad de la información transmitida.
Este sistema podrá ser implementado a través de la contratación de una empresa externa, caso en el cual deberán considerarse las instrucciones contenidas en la normativa vigente que regule la contratación de servicios por parte de las Administradoras.
Recepcionada la respuesta, la AFP adjudicataria deberá determinar el conjunto de trabajadores a los cuales de acuerdo con la normativa vigente les corresponde formalizar su incorporación en esa AFP, debido a que no se encuentran incorporados a ninguna de las AFP del Sistema Previsional y tampoco registran cotizaciones rezagadas en alguna de ellas.
Si el trabajador se encuentra incorporado en otra AFP, se le deberá informar que no procede su incorporación debido a que registra afiliación vigente en otra AFP, en la cual puede consultar su situación previsional, informándole el nombre de la respectiva Administradora.
Respecto de los trabajadores que registren en el Sistema únicamente cotizaciones previsionales rezagadas, la AFP deberá suscribir un Reclamo Normativo, a través del cual se debe iniciar el proceso de regularización de la afiliación del trabajador, debiendo coordinarse con la o las AFP involucradas para materializar la solución, a través de las normas vigentes relacionadas con el proceso de reclamos.
La AFP adjudicataria deberá informar al trabajador sobre los procedimientos y plazos de solución del respectivo reclamo.
d) Resultado del proceso de afiliación:
i) Certificado de afiliación
Si el proceso de suscripción de la solicitud de incorporación ha sido exitoso, la Administradora deberá proporcionar a los nuevos afiliados un certificado de afiliación en donde se registre al menos: su nombre completo, el documento de identificación, el número identificatorio para cotizaciones (NIC) cuando corresponda, la fecha de afiliación al Sistema y la fecha de incorporación a la AFP adjudicataria.
Asimismo, en el mismo acto, deberá entregarle la clave de acceso y la clave de seguridad que le permita hacer uso de los servicios remotos.
En el caso de los trabajadores a quienes se les asigne un número identificatorio para cotizaciones (NIC), les deberá informar que cuando tengan su cédula de nacional de identidad, deberán comunicarla a la AFP para regularizar su identificación.
ii) Comprobante de no afiliación
Si el proceso de afiliación no es exitoso, la Administradora pondrá a disposición del trabajador un comprobante en el cual se le informe las razones que se tuvieron para no materializar su afiliación. Además, se deberán indicar los procedimientos que se van a seguir para regularizar su afiliación en la AFP a quien le corresponde su legítima afiliación, en los casos que corresponda.
e) Notificación al empleador:
La AFP adjudicataria deberá remitir al o los empleadores una notificación en la que informe sobre la afiliación del trabajador y el mes en que deberá comenzar a pagar las cotizaciones previsionales.
En el caso de los trabajadores extranjeros que no tengan cédula nacional de identidad, les deberá informar el número identificatorio para cotizaciones (NIC).
Esta notificación se efectuará a los correos electrónicos indicados por el trabajador y aquellos que se registren en las bases de datos de empleadores de la AFP, adjuntándose el Certificado de Afiliación del trabajador.
En la referida notificación, la AFP deberá indicar a los empleadores que tienen la obligación de confirmar la existencia de la relación laboral con el trabajador identificado y los canales a través de los cuales debe remitir dicha confirmación.
También deberá informarles que, de no responder, la relación laboral se entenderá confirmada, para efecto del pago de las obligaciones previsionales del empleador.
3. En el caso de trabajadores que registren cotizaciones rezagadas en el Sistema de Capitalización Individual, para la regularización de la afiliación, a más tardar el día hábil siguiente al de la fecha de la consulta, la AFP adjudicataria deberá suscribir un reclamo normativo y coordinarse con las respectivas Administradoras para solucionarlo, determinando a través de este proceso de regularización la AFP que de acuerdo con la normativa vigente le corresponde la legítima afiliación del trabajador.
La Administradora adjudicataria, será la responsable de asignar el rol de AFP regularizadora. El dictamen de solución del reclamo deberá emitirse dentro de los 10 días hábiles siguientes al de suscripción del reclamo. Una vez emitido el dictamen del reclamo, la AFP regularizadora deberá comunicar al trabajador la Administradora donde le corresponde su afiliación, para lo cual la AFP que efectuó el trámite de afiliación al sistema deberá informarle los datos de contacto del afiliado.
4. El mismo día de suscripción de la solicitud de incorporación, la AFP adjudicataria deberá actualizar el Registro de Afiliados, con los trabajadores cuyo proceso de incorporación ha sido exitoso.