Libro I, Título VII, Letra A Procedimientos para el Proceso de Gestión de Reclamos
Capítulo V. Procedimiento de solución de materias especiales
Materias asociadas: Reclamo
Cotizaciones enteradas equivocadamente en alguno de los regímenes administrados por el Instituto de Previsión Social (IPS) o en otras cajas de previsión
1. Las cotizaciones que debiendo haberse enterado en una AFP se hubieren pagado en alguno de los regímenes administrados por el IPS o en otras cajas de previsión, se transferirán desde las instituciones previsionales que las recaudaron a la AFP regularizadora.
2. Los reclamos originados por pagos equivocados en alguno de los regímenes administrados por el IPS o en otras cajas de previsión, podrán ser presentados por empleadores, entidades pagadoras de subsidios, el IPS o por otras cajas de previsión.
3. El afiliado deberá suscribir el formulario denominado Solicitud de Traspaso de Cotizaciones, debiendo la AFP regularizadora efectuar las gestiones necesarias para que antes de emitir el dictamen el afiliado suscriba el citado formulario. Este formulario será de diseño libre, debiendo contener como mínimo la información que a continuación se detalla:
a) Nombre y Código de la AFP regularizadora.
b) Fecha de suscripción de la solicitud.
c) Identificación del afiliado (nombre completo y número de RUT).
d) Fecha de afiliación en el Sistema de Pensiones.
e) Código de la caja de previsión que recibió las cotizaciones equivocadas.
f) Detalle de los período solicitados:
- Nombre completo o razón social del empleador.
- RUT del empleador.
- Identificación de los períodos por empleador (desde mm/aaaa hasta mm/aaaa).
g) Detalle de la documentación que adjunta el afiliado.
h) Una declaración en donde el afiliado señala que "Al suscribir esta solicitud, el imponente asume que si tiene períodos considerados tanto en el Bono de Reconocimiento como en algún otro beneficio otorgado por el IPS, éstos no serán traspasados a la AFP solicitante".
i) Firma del afiliado solicitante.
j) Firma del funcionario de la AFP receptor de la solicitud.
4. La transferencia deberá ser requerida por la AFP regularizadora a las respectivas instituciones previsionales, confeccionando un archivo con tres formatos cuyas especificaciones se describen en el Anexo N° 3 de la presente Letra A. Este archivo deberá ser enviado al IPS los días 15 o día hábil siguiente si este fuera sábado, domingo o festivo, y el último día hábil de cada mes. La AFP regularizadora y el IPS deberán definir el medio de transmisión que utilizarán para el envío del citado archivo.
5. Los recursos deberán transferirse mediante cheque nominativo a nombre del Fondo de Pensiones y ser depositado en una cuenta corriente bancaria de recaudación del Fondo Tipo C, destinada para estas operaciones, a más tardar el día hábil siguiente al de su recepción, o bien, a través de una transferencia electrónica de fondos al número de la cuenta corriente y nombre del banco, previamente informados.
6. La AFP regularizadora deberá desagregar cada cotización mensual que le sea transferida, en los siguientes elementos:
a) Valor nominal de la cotización obligatoria de capitalización: 10% de la remuneración o renta imponible declarada en la respectiva planilla de pago.
b) Dependiendo del mes a que correspondan las remuneraciones o rentas devengadas respecto de la cotización transferida, se deberá determinar lo siguiente:
i. Para las cotizaciones obligatorias correspondientes a remuneraciones y rentas devengadas a contar del mes de diciembre de 1987 y hasta el mes de junio de 2009, se determinará el valor nominal de la cotización adicional, valor que se obtiene al aplicar el porcentaje sobre la remuneración imponible según la tasa vigente de cotización adicional en la AFP en que se encontraba afiliado el trabajador a la fecha en que se devengó dicha remuneración.
ii. Para las cotizaciones obligatorias correspondientes a remuneraciones y rentas devengadas a contar del mes de julio de 2009 en adelante, se deberá establecer:
- Primero: La cotización destinada al financiamiento del seguro de invalidez y sobrevivencia, considerando la cotización vigente en el mes en que se devengó la remuneración o renta.
- Segundo: El valor de la comisión destinada al financiamiento de la Administradora, considerando la tasa vigente en el mes en que se devengó la remuneración o renta.
c) Monto por concepto de compensación por pérdida de rentabilidad, calculada de la siguiente forma:
i. Se calculará el número de cuotas equivalentes a la suma del valor nominal de la cotización obligatoria de capitalización determinada en la letra a), más el o los valores nominales determinados en la letra b), según corresponda, utilizando para ello el valor cuota de cierre del Fondo Tipo C de la fecha de pago (fecha de timbre de caja) de la planilla de pago.
ii. El monto en cuotas determinado en el numeral i anterior, se convierte a pesos, utilizando para ello el valor cuota de cierre del Fondo Tipo C del día precedente a la fecha de ingreso de los recursos a la respectiva cuenta corriente banco recaudaciones.
iii. Al monto en pesos determinado en numeral ii anterior se resta la suma de los montos de las a) y b), si el resultado es cero o una cifra negativa implica que no existe compensación por pérdida de rentabilidad. En caso contrario, el resultado corresponderá al monto en pesos por concepto de compensación de pérdida de rentabilidad.
7. Cuando se generen excedentes se abonarán a la cuenta personal como exceso de cotizaciones obligatorias, de acuerdo al procedimiento establecido en la Letra A del Título III del presente Libro I sobre Administración de Cuentas Personales.
8. En los casos en que las cotizaciones traspasadas no alcancen a cubrir el monto de la compensación por pérdida de rentabilidad y se demuestre fehacientemente la responsabilidad del empleador en el pago equivocado, se aplicarán las normas de cobranza previsional.
9. Las Administradoras deberán efectuar las acciones necesarias para determinar la responsabilidad en el pago equivocado de las cotizaciones, debiendo mantener el respaldo documental que prueba dicha responsabilidad.
10. Respecto de los fondos que sean transferidos desde alguno de los regímenes administrados por el IPS o de otras Cajas de Previsión, sólo podrá cobrarse retroactivamente la cotización adicional, no pudiendo cobrarse otro tipo de comisiones.
11. La Administradora que reciba recursos por cotizaciones transferidas desde alguno de los regímenes administrados por el Instituto de Previsión Social (IPS) u otras cajas de previsión, para los cuales no se utilice el procedimiento de regularización de rezagos, definido en el Capítulo que regula esta materia, estará obligada a autosuscribir un reclamo en representación de los trabajadores afectados.
12. En los casos señalados en el número precedente, las Administradoras deberán proporcionar, dentro del plazo de 5 días hábiles contado desde la fecha de recepción de la solicitud y a través de los medios previamente acordados, la información solicitada por alguno de los regímenes administrados por el IPS u otras cajas de previsión, sobre la posible afiliación de trabajadores en el Sistema de Pensiones, con el objeto de resolver situaciones anómalas referidas a pagos equivocados de cotizaciones.
Cotizaciones enteradas con anterioridad a la Solicitud de Incorporación
13. Las cotizaciones anteriores a la Solicitud de Incorporación respecto de las cuales no correspondía haber sido enteradas en el Sistema de Pensiones del D.L. N° 3.500 de 1980, y que fueron pagadas erróneamente en éste, serán transferidas por cada AFP directamente a alguno de los regímenes administrados por el IPS o a otras Cajas de Previsión, concentrándolas previamente en rezagos del Fondo Tipo C, utilizando para ello el valor cuota del día anteprecedente a la fecha del cargo efectuado en el Fondo de Pensiones correspondiente, instrucción que deberá constar en el dictamen del reclamo que se emita.
14. Las cotizaciones anteriores a una Solicitud de Incorporación suscrita como dependiente nuevo, serán traspasadas a la Administradora donde se hubiere suscrito la Solicitud de Incorporación, previa modificación de la fecha de ingreso al sistema.
Cotizaciones erróneamente abonadas
15. Las cotizaciones abonadas equivocadamente en una cuenta personal no traspasada se regularizarán mediante movimientos en las cuentas de patrimonio de los Fondos de Pensiones. Si hubiere cobro indebido de comisiones, los movimientos contables deben incluir su regularización.
16. Las cotizaciones abonadas equivocadamente en una cuenta personal traspasada obligarán a la AFP que las hubiere abonado erróneamente a restituir al Fondo de Pensiones el monto en cuotas erróneamente traspasado, y a corregir con ese aporte la cuenta personal o el registro de rezagos en el que faltare dicha cotización, traspasándolo si corresponde, a la AFP en que el trabajador cotizante mantenga sus cuentas personales vigentes.
17. Las comisiones cobradas al monto erróneamente traspasado (por donde hubiere transitado la cuenta) no serán recuperables.
18. Si la AFP que efectúa el aporte regularizador estima conveniente recuperar la parte que aún quedare de la cotización en la cuenta personal donde ésta se encuentre, debe efectuar los cálculos necesarios, considerando toda la trayectoria de traspasos que esa cuenta pudiere haber tenido y las sucesivas conversiones a cuotas de los saldos traspasados (la proporción correspondiente a la cotización, descontadas las cuotas por comisiones que las sucesivas AFP hubieren cobrado). La regularización debe quedar explícita en el dictamen de reclamo como respaldo auditable de los movimientos que se efectúen.
Afiliación Múltiple
19. La afiliación múltiple consiste en la existencia de más de una Solicitud de Incorporación para un mismo trabajador en diferentes AFP, o bien, que más de una Administradora registre a un mismo trabajador como afiliado vigente aún cuando no se disponga de la referida solicitud.
20. La única fecha válida de afiliación al Sistema de Pensiones de Capitalización Individual es la correspondiente a la Solicitud de Incorporación más antigua, o la fecha de afiliación que se determine mediante el procedimiento establecido en la Letra A del Título I del presente Libro I sobre Afiliación e Incorporación a una Administradora.
21. La única afiliación válida actual, si no ha habido traspasos, es la producida por la Solicitud de Incorporación más antigua o por la formalización de afiliación a través de una Solicitud de Incorporación; si ha habido traspasos, la única afiliación válida actual es la que produce la Orden de Traspaso más actual, resultante de la secuencia legítima de traspasos que se hubieren producido desde la fecha de afiliación al Sistema Previsional.
22. Si existen varias solicitudes de incorporación suscritas el mismo día, será válida la que corresponda a la cotización pagada o declarada más antigua; si existieran varias cotizaciones con la misma antigüedad, la AFP regularizadora tendrá la facultad de dirimir.
23. Si un trabajador presenta afiliación múltiple mediante solicitudes de incorporación como trabajador dependiente que se encuentre cotizando o haya cotizado en alguno de los regímenes administrados por el IPS o en otras cajas de previsión y trabajador independiente, debe compararse la fecha de pago de su primera cotización en el Sistema de Pensiones de Capitalización Individual con la fecha de su Solicitud de Incorporación como dependiente: la más antigua entre las dos determinará su afiliación. Si la múltiple afiliación es mediante solicitudes de incorporación como trabajador dependiente que inicia labores por primera vez y trabajador independiente, la comparación se realizará entre la fecha de inicio de labores y la primera cotización en el Sistema de Pensiones del D.L. N° 3.500, de 1980: la más antigua entre las dos determinará la afiliación.
24. Los empleadores que coticen equivocadamente respecto de la única afiliación válida actual, deben ser notificados de su error por la AFP regularizadora. Esto debe establecerse en el dictamen y cumplirse a más tardar 5 días hábiles desde que corresponda iniciar las acciones de regularización.
25. No procede la devolución de comisiones por afiliación múltiple.
Comisiones
26. Respecto de las comisiones por cotizaciones enteradas con anterioridad a la fecha de suscripción de la Solicitud de Incorporación de un trabajador que debe pertenecer al Sistema de Pensiones del D.L. N° 3.500 de 1980, no procederá su devolución.
27. Las cuotas por concepto de comisiones que hubieren sido indebidamente cobradas, deben ser reintegradas al patrimonio del Fondo de Pensiones y abonadas a la cuenta personal del trabajador afectado.
Falsificación de firma o huella dactilar
28. Cuando la materia objeto del reclamo fuere la falsificación de la firma o huella dactilar del trabajador en documentos de incorporación o creación de cuentas personales (Solicitud de Incorporación u Orden de Traspaso Irrevocable, formulario de aperturas de cuentas de Ahorro Voluntario, etc.), la AFP regularizadora deberá requerir de aquél una declaración manuscrita, firmada con cinco firmas o con el registro de su huella dactilar en la cual identifique en forma precisa el documento cuya firma cuestiona (número de folio, fecha de suscripción y nombre de la AFP responsable de la suscripción del documento cuestionado) y ratifique su denuncia o se pronuncie respecto de la presunta anomalía, adjuntándose fotocopia del documento impugnado. Lo anterior, podrá ser requerido al trabajador mediante correo o personalmente.
29. El plazo para emitir el dictamen en este caso será de 50 días hábiles contado desde el día hábil siguiente de su presentación. Para efectos de la determinación del plazo antes citado, no se deberán considerar los días transcurridos entre la fecha del envío de la consulta a esta Superintendencia y la fecha en que este Organismo emite su pronunciamiento, en caso de tratarse de una solicitud de desafectación.
30. Para la solución de este reclamo se deberá considerar a lo menos lo siguiente:
a) Cuando el trabajador en su declaración confirma la falsificación de la firma, se presumirá la existencia de fraude y la AFP regularizadora debe realizar un peritaje caligráfico o dactilar, para establecer fehacientemente el fraude.
b) Si mediante el peritaje instruido en la letra a) anterior se demuestra la falsificación, la AFP responsable deberá reembolsar a la AFP regularizadora el costo del mismo, lo que deberá especificarse como acción regularizadora en el dictamen.
c) La AFP regularizadora, deberá dejar registrado en el dictamen la identificación de la Administradora y la del funcionario de ésta responsable de la suscripción del documento impugnado y el tiempo en que prestó servicios para aquélla. En la eventualidad que dicho funcionario ya no trabaje en la AFP, se deberá singularizar el período en que trabajó y la causa del término de la relación laboral con ésta.
d) Dentro del mismo plazo establecido en el número 17 del Capítulo III de la presente Letra A para la distribución del dictamen, en el cual se estableció la falsificación de firma en un documento de incorporación o creación de cuentas personales, la AFP regularizadora deberá entregar a esta Superintendencia copias del dictamen, del peritaje, de las declaraciones y del documento impugnado, archivándose la documentación original junto al dictamen de solución.
e) Asimismo, deberá informar a todas las Administradoras la inclusión del agente involucrado en el Archivo de Agentes Irregulares y Otros y la causal de esta decisión, para que aquéllas actualicen a su vez sus registros.