Compendio de Normas del Sistema de Pensiones

1. Presentación

a) Las Administradoras de Fondos de Pensiones deberán entregar trimestralmente a esta Superintendencia un informe financiero conjunto para todos los tipos de Fondos de Pensiones que administran, con los datos requeridos en el formato que se adjunta como anexo a este Título, ajustándose estrictamente en su confección, a las instrucciones que se detallan más adelante.

b) La Administradora deberá remitir a esta Superintendencia el informe financiero mediante transmisión electrónica de datos o en un CD en casos excepcionales y expresamente autorizados por esta Superintendencia. La información a que se refieren las secciones I y II del número 2 siguiente, deberá estar elaborada según las especificaciones técnicas que se encuentran disponibles en el sitio web de la Superintendencia, en la siguiente referencia:
http://www.spensiones.cl/descripArchivos.

Nota de actualización: Esta letra fue modificada la Norma de Carácter General Nº 67, de fecha 18 de octubre de 2012. Posteriormente, esta letra fue modificada por la Norma de Carácter General Nº 120, de fecha 14 de julio de 2014.

No obstante lo anterior, la información de la sección III "Notas explicativas a los estados financieros" del número 2 siguiente, deberá ser remitida a esta Superintendencia en un archivo con formato PDF denominado "Notas explicativas a los estados financieros", de acuerdo con las especificaciones y modalidad de transmisión definidas en el Título XII del Libro V sobre transmisión de datos de los Fondos de Pensiones.

Estos informes deberán estar referidos a las siguientes fechas de cierre: 31 de marzo, 30 de junio, 30 de septiembre y 31 de diciembre de cada año.

c) Los estados financieros de los Fondos de Pensiones correspondientes a marzo y septiembre deberán presentarse dentro del plazo de treinta (30) días, contado desde la fecha de cierre del respectivo trimestre calendario.

El estado financiero correspondiente a junio deberá presentarse dentro del plazo de cuarenta y cinco (45) días, contado desde la fecha de cierre de dicho trimestre calendario.

El estado financiero anual correspondiente a diciembre deberá ser auditado por auditores externos y presentarse dentro del plazo de sesenta (60) días, contado desde la fecha de cierre del ejercicio anual.

d) Al estado financiero auditado de los Fondos de Pensiones que deba presentar la Administradora deberán incorporarse, además de las correspondientes notas explicativas, el dictamen de los auditores externos, los que formarán parte integrante de los mismos.

A través de lo indicado en la Sección III de este Título, se establece la información mínima que debe proporcionarse en las notas explicativas, sin que ello exima a la administración de la Administradora de la responsabilidad de difundir en notas adicionales, información que contribuya a una mejor comprensión de los estados presentados o que representen la divulgación de cierta información, que sin estar directamente reflejada en dichos estados, constituyen eventos que por su importancia, deben ser conocidos por los usuarios de la información financiera.

Adicionalmente, la Administradora deberá presentar a esta Superintendencia a más tardar, el último día del mes de agosto de cada año o el siguiente hábil, si este último no lo fuere, el informe de revisión de información interina de los auditores externos, tratándose de estados financieros interinos de los Fondos de Pensiones correspondientes al 30 de junio de cada ejercicio.

La auditoría a los estados financieros de los Fondos de Pensiones debe comprender al menos los siguientes aspectos:

i. Comprobación de la exactitud de la información referente al número de cuotas de los Fondos de Pensiones, para lo cual será imprescindible sumar los registros auxiliares de los Fondos de Pensiones que se reglamentan en el respectivo Título, conciliando éstos con las correspondientes cuentas de mayor. Cualquier discrepancia entre mayor y auxiliares deberá ser analizada y explicada.

ii. Conciliación de las cuentas corrientes bancarias de los Fondos de Pensiones y análisis de los movimientos de cuentas de los Fondos originados en la recaudación de las cotizaciones, depósitos y aportes, intereses, rescates y correspondientes reinversiones.

iii. Verificación del exacto y oportuno cumplimiento de los compromisos contractuales de devolución de comisiones por parte de los fondos mutuos o de inversión nacionales y extranjeros, en los cuales los Fondos de Pensiones hayan invertido recursos, así como su correcta contabilización. Asimismo, deberá auditarse el cumplimiento de las disposiciones sobre las comisiones máximas a pagar por los Fondos de Pensiones como consecuencia de sus inversiones en fondos mutuos o de inversión nacionales y extranjeros, según lo dispuesto por el inciso sexto del artículo 45 bis del D.L. N° 3.500 y las especificaciones operativas establecidas en la Resolución Conjunta, N° 775 para esta Superintendencia, N° 405 para la Superintendencia de Valores y Seguros y N° 132 para la Superintendencia de Bancos e Instituciones Financieras, y en el Título IV del Libro IV, verificando la concurrencia de la Administradora a la cancelación de las comisiones que sobrepasen dicho máximo, así como su correcta contabilización.

iv. Auditoría de los sistemas de control interno en aspectos que a juicio del auditor resulten estratégicos para mejor fundamentar su opinión respecto de la consistencia y confiabilidad de los estados financieros.

v. Verificar que el saldo contable de las cuentas y subcuentas al final del respectivo ejercicio cumpla con las normas contables contenidas en el Título VII del Libro IV y en sus posteriores modificaciones.

vi. Comprobar que exista plena concordancia entre los saldos contables de las cuentas y subcuentas representativas de la Cartera de Inversiones y los saldos de los respectivos registros auxiliares a la misma fecha, además que estos últimos cumplan con los formatos y especificaciones que para ellos establece la normativa vigente.

vii. Verificar la plena concordancia entre el saldo contable de las subcuentas de la cuenta de pasivo exigible Recaudación por aclarar y el saldo registrado por sus respectivos registros auxiliares a la misma fecha, y que cada auxiliar se ajuste estrictamente a lo establecido en la normativa vigente.

viii. Conciliación entre los valores devengados y registrados por la contabilidad de los Fondos de Pensiones por concepto de comisiones y los montos contabilizados por la Sociedad Administradora producto de los pagos efectuados por los respectivos Fondos de Pensiones.

ix. Verificar que la cifra presentada como saldo de la subcuenta Encaje corresponda al monto requerido por las normas vigentes, y efectuar la comparación entre dicho saldo y el registrado en el respectivo auxiliar a la misma fecha. Adicionalmente, deberá comprobarse que la estructura del auxiliar se ajusta a la establecida en la normativa vigente.

x. En relación a las cuentas personales de cada Fondo de Pensiones deberá existir una comprobación de manera de poder detectar:

- Cuentas sobregiradas (saldo negativo) de afiliados activos o traspasados. En caso de existir, determinar su origen y, en los casos que proceda, requerir las regularizaciones realizadas por la Sociedad Administradora.

- Cuentas de afiliados recibidos por traspaso cuyo saldo no se encuentra acreditado (de existir cuentas, separarlas por mes de canje y cuenta contable).

- Cuentas de afiliados traspasados que tengan saldo positivo.

- Cuentas abiertas indebidamente a personas no afiliadas a la Administradora y que de acuerdo a la normativa vigente no corresponde que existan. En caso de verificarse casos, determinar su origen y las causas.

e) Deberá estamparse una declaración jurada de responsabilidad respecto de la veracidad de toda la información incorporada en los informes trimestrales y anuales. Dicha declaración deberá ser suscrita por el número de directores requerido por los estatutos sociales para la adopción de acuerdos de directorio y por el gerente general.

Luego del texto de la declaración, deberá registrarse el nombre de los declarantes, sus R.U.T., sus cargos y estamparse sus firmas, las cuales deben encontrarse autorizadas ante Notario. El formato de esta declaración se incluye como el Anexo N° 2 de este Título.

f) La entrega de estos informes deberá realizarse en la Oficina de Partes de esta Superintendencia a más tardar a las 17:30 horas del último día de plazo, excepto si este día es viernes, en cuyo caso el plazo se extiende hasta las 16:30 horas.

El plazo para la transmisión electrónica de los estados financieros a esta Superintendencia será el mismo al cual se refieren la letra c) anterior.

En el evento de no poder entregar el informe financiero en el plazo señalado, la Administradora deberá enviar a más tardar antes de las 10.00 horas del día hábil siguiente, una carta suscrita por el Gerente General donde se exprese claramente las causas que originaron el atraso, las medidas tomadas para evitar la repetición de esa infracción y la fecha exacta en que la información será enviada. Lo anterior no exime en forma alguna de una eventual sanción a la Administradora por incurrir en atraso en la entrega del referido Informe y, a su vez, hace improcedente el envío de solicitudes de prórroga en los plazos de entrega de la información y otros procedimientos similares.

g) Los estados financieros trimestrales de los Fondos de Pensiones, deberán ser puestos a disposición del público en su sitio web, en las mismas fechas en que se presenten a esta Superintendencia, de acuerdo a lo señalado en la letra c) anterior.

No obstante lo señalado precedentemente, la publicación en el sitio web de los estados financieros auditados correspondientes al mes de diciembre sólo se realizará una vez que esta Superintendencia autorice la publicación de los mismos.

h) Los saldos informados en los estados financieros presentados a esta Superintendencia deberán concordar con los registros contables de los Fondos de Pensiones.

Los registros contables a su vez, deberán ser mantenidos permanentemente actualizados de acuerdo a las disposiciones vigentes.

2. Contenido

El informe financiero de los Fondos de Pensiones contiene tres secciones:

Sección I: Estados Financieros de los Fondos de Pensiones:

Corresponden a un conjunto de datos codificados que deberán ser proporcionados a esta Superintendencia a través de los siguientes estados:

i. Balance general de los Fondos de Pensiones (ejercicio actual y ejercicio anterior).

ii. Estado de variación patrimonial de los Fondos de Pensiones (en miles de pesos, ejercicio actual y ejercicio anterior).

iii. Estado de variación patrimonial de los Fondos de Pensiones (en cuotas, ejercicio actual y ejercicio anterior).

iv. Cuadro explicativo de la rentabilidad obtenida por la cartera de inversiones de los Fondos de Pensiones (ejercicio actual).

v. Valores cuotas, rentabilidad de la cuota y número de cuentas totales enviadas y recibidas por los distintos Tipos de Fondos de Pensiones.

Sección II: Informe de recaudación y cotizaciones

Se deberá proporcionar información relativa a recaudaciones y cotizaciones de los Fondos de Pensiones, correspondientes al trimestre del informe, en los siguientes formularios:

i. Cuadro de recaudación del trimestre.

ii. Cuadro de cotizaciones, depósitos y aportes declarados y no pagados.

iii. Cuadro de cotizaciones, depósitos y aportes declarados y no pagados clasificados por actividades económicas y regiones geográficas.

iv. Cuadro de cotizaciones, depósitos y aportes no pagados ni declarados (DNPA).

v. Cuadro de cotizaciones, depósitos y aportes no pagados ni declarados clasificados por actividades económicas y regiones geográficas (DNPA).

Nota de actualización: Este apartado fue reemplazado la Norma de Carácter General Nº 67, de fecha 18 de octubre de 2012, Modifica el Título VII del Libro IV, Sobre Contabilidad de los Fondos de Pensiones y de las Administradoras de Fondos de Pensiones, del Compendio de Normas del Sistema de Pensiones.

Sección III: Notas explicativas a los estados financieros.

Se deberán presentar notas explicativas a los estados financieros de los Fondos de Pensiones.

La Administradora deberá presentar el Informe Financiero de los Fondos de Pensiones en original, con sus respectivas copias, separado de acuerdo al siguiente criterio: la información correspondiente a las secciones I y III deberá ser presentada bajo el título "Estados Financieros de los Fondos de Pensiones", mientras que la información contenida en la sección II deberá ser presentada bajo el título "Cuadros Anexos a los Estados Financieros de los Fondos de Pensiones".